So bewahrst du dich vor endlosen Besprechungen!
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24. Jan 2017

Marc Wiegand

UNICUM Karriere-Kompass

Mittel gegen den Meeting-Wahn

Wie man sich vor endlosen Quassel-Runden schützen kann

Gefühlte zwei Jahre im Finanz-Meeting

Im Abteilungsleiter-Meeting wird über alles, nur nicht über die wirklich drängenden Probleme gesprochen. Das Finanz-Meeting dauert stets gefühlte zwei Jahre. Im Vertriebsmeeting wird hochemotional über die Schriftgröße ganz unten auf der Katalogrückseite gestritten. Und die Kern-Strategie im Strategie-Meeting ist es, für einzelne Themen zusätzliche Sonder-Meetings einzuberufen, die möglicherweise wiederum andere Meetings zur Folge haben.
 
In vielen Unternehmen hat der Irrsinn Methode beziehungsweise einen festen (Meeting-)Rhythmus. Und der ein oder andere Arbeitnehmer verbringt zwangsweise mehr Zeit in ergebnisfreien Quassel-Runden als an seinem Schreibtisch. Wie kann man da noch seine eigentlichen Aufgaben erledigen und so sein berufliches Vorankommen befeuern?

Viel Zeit verplempert

Zunächst einmal kann es hilfreich sein, sich die Ursprünge dieser Meeting-Kultur bewusst zu machen. Das zumindest rät Prof. Dr Thomas Biermann, der nicht nur Autor und Senatsvorsitzender einer Hochschule ist, sondern auch über Managementerfahrung in namhaften Unternehmen verfügt. "In der modernen Berufswelt gibt es viel Team- und Projektarbeit und dadurch im Allgemeinen einen erhöhten Bedarf, sich auszutauschen. Es wird aber definitiv viel Zeit in überflüssigen Meetings verplempert. `Am Mittwoch um 10 Uhr ist halt immer zwei Stunden Besprechung‘ – ganz egal, ob wichtige Themen zu diskutieren sind, oder nicht."

Niemand traue sich, an diesen Gepflogenheiten zu rütteln, da ja grundsätzlich viel Kommunikation als etwas Positives angesehen werden soll. Oft habe dies fatalerweise die Nebenwirkung, dass in den Meetings Konfliktthemen gerne in andere Meetings weiter geschoben würden, was Verantwortungen verlagere und zunehmend verwische.

Um diesen Wahnsinn etwas zu entschärfen, rät Biermann dazu, sich im Vorfeld ganz objektiv folgende Fragen zu stellen: Muss das Meeting sein? Muss es so lang dauern? Müssen so viele dabei sein? "Ich würde mich nur dann zusammensetzen, wenn wirklich Entscheidungen getroffen werden müssen." Nur essentielle Runden wie Vorstandssitzungen müssten in einem festen Rhythmus stattfinden, da sich die gesamte übrige Organisation daran ausrichte.

Am besten Endzeit festlegen

Aus Konzentrationsgründen sollte ein Meeting die Dauer von 90 Minuten nicht überschreiten. "Legen Sie am besten Anfangs- und Endzeit fest. Wie aus Zauberhand werden dann in der vorgegebenen Zeit konzentriert alle Punkte durchgesprochen, da sich viele danach schon wieder Anschlusstermine gelegt haben", weiß Biermann aus Erfahrung. Und damit der zum Protokollschreiben verdammte Kollege auch noch zu seinen eigentlichen Aufgaben kommt, sei ein Ergebnisprotokoll mit knappen Worten einem Verlaufsprotokoll in jedem Fall vorzuziehen.

Angenommen, ich bin aber nicht der Ranghöchste in der Meeting-Runde. Was kann ich dann gegen die zeitfressenden Termine tun? Biermann rät zu einer strategischen, indirekten Vorgehensweise.
"Nehmen wir mal an, in einem eigentlich überflüssigen Routine-Meeting taucht ein zähes Konfliktthema auf. Dann können sie einen Extra-Workshop dazu organisieren. Und sie sorgen dafür, dass dieser sehr effizient und ergebnisorientiert abläuft." Der Autor fährt fort: "Wenn dann das nächste Mal so ein Konflikt-Thema auftaucht, werden sie und sicher auch andere vorschlagen, dieses erneut auszulagern. So wird das Routine-Meeting langsam ausgehöhlt und es wird möglich, dessen Frequenz auszudünnen."

Die Fronten im Vorfeld klären

Vom direkten "Attackieren" eines Meetings rät Biermann hingegen ab. "Wenn sie vorschlagen, ein Meeting ausfallen zu lassen, kann das auch als Affront gegen den Meetings-Vorsitzenden gewertet werden. Deshalb ist die indirekte Taktik sicherer."

Ein Ausnahmefall im Meeting-Kosmos stellen übrigens die Zusammenkünfte dar, bei denen politische Entscheidungen, Machtfragen oder bedeutende Personalentscheidungen auf der Agenda stehen. Ihnen gingen häufig informelle Vorbesprechungen im kleinen Kreis voraus, bei denen Allianzen geschmiedet und Positionen abgeklopft würden, so der Experte. "Es ist auf jeden Fall besser, wenn die Fronten vorher schon bekannt sind und niemand in großer Runde von einer Entwicklung total überrumpelt wird."
 


Der Autor

Marc Wiegand ist verantwortlicher Redakteur unseres Karrieremagazins UNICUM BERUF. Damit ist er Dein direkter Ansprechpartner bei allen Fragen rund um die Themen Berufseinstieg und Karriere. 

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