Veranstaltungskauffrau Ausbildung
Veranstaltungskaufleute organisieren und planen Events | GettyImages/Cesare Ferrari
Autor

14. Jan 2019

Celina Kumpernatz

Berufsbilder

Veranstaltungskauffrau / -mann: Ausbildung und Berufsinformationen

Checkliste: Du bist perfekt für den Job, wenn:

  • du dir einen abwechslungsreichen Job wünschst.
  • du dich kreativ ausleben möchtest.
  • du gerne in Kontakt mit anderen Menschen stehst.
  • du kommunikativ auf andere zugehst.
  • du ein echtes Organisationstalent bist.
  • du mit einer strukturierten und selbstständigen Arbeitsweise überzeugst.
  • du ein großes Interesse an kaufmännischen Themen hast.
  • du verantwortungsbewusst deine Aufgaben erledigst.
  • du sicher Verhandeln kannst.

Ablauf der Veranstaltungskauffrau / - mann Ausbildung 

Die Veranstaltungskauffrau / der Veranstaltungskaufmann ist dafür verantwortlich, dass aus einer einzigen Idee eine gelungene Veranstaltung entsteht. Dafür werden Veranstaltungskaufleute während einer dualen Ausbildung auf diesen Beruf vorbereitet. Bei einer dualen Ausbildung besuchst du eine Berufsschule und parallel einen Betrieb, um dir gleichzeitig Theorie- und Praxiswissen anzueignen. Die Ausbildungsdauer beträgt 3 Jahre, bei besonders guten Noten oder bereits erbrachten Leistungen besteht die Möglichkeit, die Ausbildungszeit auf bis zu 2 Jahre zu verkürzen. Um die Veranstaltungskauffrau Ausbildung beginnen zu können, wird ein Abitur oder ein (Fach-) Abitur empfohlen. Jedoch kannst du dich auch mit einer mittleren Reife in die Ausbildung starten, mit einem Abitur hast du jedoch bessere Chancen einen freien und beliebten Ausbildungsplatz zu ergattern. Betreut wird der Ablauf der Ausbildung sowie die Abschlussprüfung von der IHK (Industrie- und Handelskammer). Gute Noten in den Fächern wie Mathe und Deutsch bieten dir gute Voraussetzungen für deinen Ausbildungsalltag. Auch in Englisch solltest du gut aufgestellt sein, da du oft in einem internationalen Umfeld arbeitest.

Während deiner Ausbildung lernst du in der Berufsschule Begriffe wie Personalwirtschaft, Projektmanagement oder Marketing besser kennen. Ebenfalls lernst du, wie beispielsweise Finanzmittel richtig verwendet sowie Dienstleistungen beschafft werden. In deinem Ausbildungsbetrieb sammelst du deine ersten Praxiserfahrungen, beispielsweise wie man mit Kunden richtig kommuniziert oder wie man gemeinsam in einem Team arbeitet. Weitere Inhaltspunkte sind die Veranstaltungstechnik sowie die Beantwortung von rechtlichen Fragen während der Planung und Organisation von Veranstaltungen. Du lernst ebenfalls, die bereits durchgeführten Veranstaltungen nachzuarbeiten und bei der nächsten Veranstaltung diese noch besser und erfolgreicher zu optimieren.

Die Aufgaben und Einsatzgebiete im Berufsalltag

Kaufleute im Bereich Veranstaltung sind für die Konzepterstellung und das Durchführen von verschiedensten Veranstaltungen zuständig. Der Beruf bringt sowohl viel Verantwortung mit sich, bietet aber auch Raum für kreative Ideen.

Die Aufgaben, die du dabei ausübst, sind ganz schön abwechslungsreich. Veranstaltungskaufleute beraten Kunden und erstellen für diese erste Veranstaltungskonzepte. Dabei müssen Kosten kalkuliert, Besucherzahlen eingeschätzt sowie die erforderliche Technik organisiert werden. Damit ein reibungsloser Ablauf garantiert werden kann, erstellt die Veranstaltungskauffrau oder der Veranstaltungskaufmann Ablaufpläne und ist stets für ihre Kunden erreichbar.

Veranstaltungskaufleute bearbeiten ihre kaufmännischen Angelegenheiten in einem Büro, wenn du deine Veranstaltungen betreust bist du jedoch auch direkt vor Ort im Einsatz, z.B. in Konzerthallen oder bei Messen. Zusammen mit deinem Team planst und organisierst du alle anstehenden Abläufe.

Bei der Planung von Veranstaltungen solltest du viele wichtigen Aspekte beachten. Beispielsweise musst du immer berücksichtigen, wer die Zielgruppe der Veranstaltung ist, wo die Veranstaltung am besten stattfindet und mit wie vielen Besuchern zu rechnen ist. Nach der Planung folgt die Umsetzung. An dieser Stelle setzt du dich mit Künstlern oder Bands in Verbindung, telefonierst mit Behörden, um auch die erforderlichen Brandschutz- und Sicherheitsbestimmungen sicherzustellen. Dabei ist es auch wichtig ordentlich die Werbetrommel zu rühren. Hier sind deine Marketingqualitäten gefragt, damit du auch genügend Aufmerksamkeit für deine Veranstaltungen erhältst. Dafür entwirfst du Plakate, Flyer oder führst Online-Werbekampagnen durch. Steht die Veranstaltung vor der Tür, bist du vor Ort und bist der Ansprechpartner bei Fragen oder Problemen. Dabei hast du den kompletten Ablauf im Blick und überprüft alle Arbeitsschritte. Zur Not hast du immer einen Notfallplan parat und bist in der Lage zu improvisieren.

Als Veranstaltungskaufmann / -frau behält man auch immer das Marktgeschehen der Branche im Blick sowie beschäftigt sich mit der Kundenakquisition.

In diesen Branchen werden Veranstaltungskaufleute häufig eingesetzt:

  • Gastronomie
  • Catering
  • Unternehmen für Veranstaltungstechnik
  • Messe-, Kongress-, Tagungswirtschaft
  • Hotels im Veranstaltungsbereich
  • Tourismus
  • Stadtverwaltungen
  • Kulturämter
  • Event-Agenturen
  • Theater- und Konzertveranstalter

Gehaltsmöglichkeiten von Veranstaltungskaufleuten

Während der Veranstaltungskauffrau Ausbildung darfst du dich über dein erstes Gehalt freuen. Veranstaltungskaufleute verdienen im ersten Ausbildungsjahr monatlich um die 459 Euro brutto, im dritten und letzten Jahr steigt dein Gehalt im Monat bis zu 689 Euro brutto an. Wie hoch dein Ausbildungsgehalt tatsächlich ist, hängt auch immer von deinem Betrieb und der Region, in der du arbeitest, ab. Auch spielt eine große Rolle, ob du von deinem Ausbildungsbetrieb ein Tarifvertrag erhältst. Das unterscheidet sich je nach Bundesland.  

Bei einem Tarifvertrag gelten feste Regelungen bezüglich des Azubis-Gehalts. An dieser Stelle ist die Höhe deines Gehalts abhängig, in welcher Branche du diesen Tarifvertrag erhältst, beispielsweise in der öffentlichen Verwaltung. In dieser Branche kannst du in deinem letzten Ausbildungsjahr sogar monatlich bis zu 1000 Euro brutto erhalten.

Nach deiner Ausbildung startest du in das Berufsleben. Mit diesem Schritt kannst du auch mit einem höheren Gehalt rechnen. Frisch ausgelernte Veranstaltungskaufleute erhalten ein Einstiegsgehalt von 1600 bis 1800 Euro brutto im Monat. Dabei wirst du in eine Tarifgruppe eingruppiert, die über dein Gehalt entscheidet. Als Veranstaltungskauffrau / -mann wirst du in der Regel in die niedrigste Gruppe für Angestellte mit einer abgeschlossenen Ausbildung eingeordnet. Mit mehr Berufserfahrung steigt in der Regel auch dein Gehalt bis zu 2100 Euro brutto im Monat.

Der Karriereweg durch Weiterbildungen

Der / die Veranstaltungskaufmann / -frau hat die Möglichkeit, die eigene Karriere durch verschiedene Weiterbildungen voranzutreiben. Weiterbildungen machen sich nicht nur bei der Gehaltsfrage bemerkbar, sondern bieten dir auch die Chance, mehr Verantwortung in deinem Beruf zu übernehmen.

Die Weiterbildungen zum Fachwirt oder zum Betriebswirt beispielsweise ermöglichen dir auf jeden Fall bessere Gehaltsaussichten sowie die Übernahme von Führungsaufgaben. Damit einhergehen mehr Verantwortung und die Leitung von eigenen Projekten.

Neben diesen Weiterbildungen kannst du auch in Betracht ziehen, den Meister der Veranstaltungstechnik zu machen. Dadurch hast du die Möglichkeit, eine eigene Agentur zu gründen oder selbst auszubilden. Hier hast du die Wahl zwischen den Fachrichtungen Bühne, Studio, Halle oder Beleuchtung. Dein Gehalt kann dann bis zu 3300 Euro brutto im Monat ansteigen.

Hast du den Titel zum Betriebswirt oder zum Meister der Veranstaltungstechnik erworben, kannst du doch mit deiner eigenen Event-Agentur selbstständig machen. Du kannst natürlich auch ohne diese Titel den Schritt in die Selbstständigkeit wagen, jedoch ist dafür ein entsprechendes betriebswissenschaftliches Wissen unbedingt notwendig und du bist so auf alle anstehenden Aufgaben und Verpflichtungen besser vorbereitet.  

Möchtest du noch ein Studium absolvieren, wären beispielsweise die Studiengänge Eventmanagement oder Betriebswirtschaft mit dem Schwerpunkt Veranstaltungsmanagement für dich interessant. Hast du aber keine Hochschulzugangsberechtigung, besteht auch ohne Studium die Möglichkeit, in diesem Bereich aktiv zu werden. Als Betriebswirt für Event-Management solltest du vorher eine Fortbildung zum Fachwirt absolviert haben. Der Betriebswirt ist die höchste kaufmännische Qualifikation ohne Hochschulberechtigung.

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