Produktivität Beruf
Eine verbesserte Produktivität führt schneller zum Erfolg | Foto: Thinkstock/AndreyPopov
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18. Nov 2014

Ann-Christin Kieter

Business-Knigge

Produktivität im Job steigern

Tipps für effektiveres Arbeiten

Die 10 größten Zeitfallen für Berufseinsteiger

1. Übertriebener Perfektionismus

  • Tipp: Einen aufgabenspezifischen "Gut-genug-Punkt" definieren. Bloß nicht mit der Genauigkeit übertreiben – es sei denn, es hängt viel an der Sache und der Zusatznutzen rechtfertigt den Aufwand.

2. Verwechslung von Wichtig und Dringend

  • Tipp: Klarmachen, dass eine Aufgabe, die dringend ist, nicht automatisch auch wichtig ist. Die Dringlichkeit ist eine zeitliche Betrachtung. Die Wichtigkeit ist eine Betrachtung von Nutzen bzw. vermiedenem Schaden.

3. Schlechte Definition von Priorität

  • Tipp: Für Berufseinsteiger ist das oft besonders schwierig. Hilfreich ist es da, sich selbst Gedanken über Kriterien zur Beurteilung der Priorität einer Sache zu machen und mit dem Vorgesetzen darüber zu sprechen, ob er/sie das ähnlich sieht.

4. Unproduktiv: Verzetteln im Kleinkram

  • Tipp: Ein typischer Anfängerfehler ist, dass zu viel Kleinkram auf dem Tisch landet. Am besten stellt man sich selbst die Frage, was wirklich wesentlich ist. Auch hier kann es sinnvoll sein, mit dem Vorgesetzten über das Wesentliche und eine sinnvolle Reihenfolge der Aufgaben für die Woche zu sprechen.

5. Zu oft in die Mails schauen

  • Tipp: Im Regelfall geht die Welt nicht unter, wenn man mal eine Zeit lang nicht in sein Postfach schaut. Ideal ist ein vernünftiger Kompromiss zwischen dem Abarbeiten von Aufgaben (ohne permanente Unterbrechungen durch E-Mails) und einer angemessenen Reaktionszeit auf empfangene Mitteilungen.

6. Den Kleinkram zuerst

  • Tipp: Den Kleinkram zuerst zu machen, gibt das gute Gefühl, schon mal viele Dinge erledigt zu haben. Dies führt allerdings oft dazu, dass die wirklich wichtigen Aufgaben nicht oder erst viel später erledigt werden. Und meistens ist dafür dann schon eine Menge Energie draufgegangen, die man für die Hauptaufgaben besser gebraucht hätte.

7. Zu optimistisch zusagen

  • Tipp: Im Schnitt sollte man davon ausgehen, dass die Dinge locker doppelt so lange dauern, wie man bei der ersten Einschätzung glaubt. In irgendeinem Teilaspekt steckt die Tücke garantiert im Detail. Zusagen sollten daher etwas konservativer getroffen werden. So ist die Erfolgswahrscheinlichkeit deutlicher höher und man gilt gleichzeitig als zuverlässiger.

8. Meeting-Wahnsinn

  • Tipp: Gerade wer neu im Job ist, hat Angst, etwas zu verpassen. Auch wenn es schwer fällt, man sollte ruhig infrage stellen, ob das jeweilige Meeting wirklich eine gute Zeitverwendung darstellt und ob man wirklich für alle Punkte gebraucht wird. Vielleicht ist es ja auch möglich, vorzeitig gehen zu können?

9. Bruchstückhaftes Arbeiten

  • Tipp: Hier eine Mail, da ein Telefonat und dann noch ein bisschen an der Statistik basteln – viele kleine Aufgaben-Fragmente rauben eine Menge Zeit. Günstiger ist es, gleichartige Tätigkeiten so gut wie möglich zusammenzufassen und sinnvolle Aufgabenblöcke zu bilden.

10. Dinge mehrfach in die Hand nehmen

  • Tipp: Hier hilft die AAA-Formel. Bei jeder neu eintreffenden Information sollte möglichst sofort entschieden werden, welches "A" zutrifft: Abfall (dann sofort in den Müll oder löschen), Aufgabe (es ist eine weitere Aktion nötig) oder Ablage (wiederauffindbar abspeichern und/oder abheften).
     
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