Verwaltungsfachangestellte Ausbildung – das Berufsbild im Überblick

Checkliste – der Beruf passt zu dir, wenn:

• du regelmäßige Arbeitszeiten und eine ausgewogene Work-Life-Balance bevorzugst.
• du sorgfältig und fristgerecht arbeitest.
• du geduldig mit anderen Menschen umgehst.
• du einen krisensicheren Job suchst.
• du gerne in einem Büro arbeiten möchtest.
• du analytische Fähigkeiten besitzt.
• du dich immer schon für Steuerfragen interessiert hast.
• du kontaktfreudig auf andere Menschen zugehst.
• du verantwortungsbewusst und zuverlässig bist.
• du neben PC-Kenntnissen auch über Sprachkenntnisse verfügst.
• Formulare, Paragraphen und Vorschriften dich nicht in die Flucht treiben.

Die Verwaltungsfachangestellte Ausbildung – Ablauf und Startvoraussetzungen

Die Verwaltungsfachangestellten Ausbildung (m/w) gehört zu den dualen Ausbildungsberufen im öffentlichen Dienst und findet somit sowohl parallel in einer Berufsschule als auch in einem Ausbildungsbetrieb statt. So wirst du perfekt in Theorie und Praxis auf das spätere Berufsleben vorbereitet und erhältst alltägliche Einblicke in die Verwaltungsarbeit. In der Regel absolvierst du die Ausbildung innerhalb von drei Jahren. Bei besonders guten Noten oder bereits erbrachten Leistungen hast du auch die Möglichkeit, die Ausbildungsdauer auf maximal zwei Jahre zu verkürzen. Die Verwaltungsfachangestellten Ausbildung kannst du mit jedem Schulabschluss beginnen, denn gesetzlich ist kein bestimmter Abschluss für diesen Ausbildungsberuf vorgeschrieben. Viele Azubis beginnen sie jedoch entweder mit einer mittleren Reife oder mit einem (Fach-) Abitur. Kannst du also mindestens eine mittlere Reife vorweisen, stehen deine Chancen auf einen der Ausbildungsplätze sehr gut.

Du kannst die Ausbildung in vielen öffentlichen Einrichtungen und in vielen verschiedenen Fachrichtungen absolvieren. Viele Azubis sind an Universitäten, in städtischen Ämtern z.B. in Rathäusern oder in Landes- oder Bundesverwaltungen zu finden. Beliebte Fachrichtungen sind beispielsweise die Kommunal- oder Kirchenverwaltung, die Handwerksorganisation sowie die Industrie- und Handelskammer. An dieser Stelle hast du also die Wahl, ob du in der Verwaltung auf Bundes-, Kommunal- oder Landesebene tätig sein willst. So kannst du während der Ausbildung herausfinden, welcher Bereich am besten zu dir passt und welcher für dich auch in Zukunft in Frage käme.

Hast du die erste Hälfte deiner Ausbildungszeit geschafft, erwartet dich eine Zwischenprüfung in deiner Berufsschule. Hast du diese erfolgreich gemeistert, wartet am Ende deiner Ausbildung die finale Abschlussprüfung auf dich. Nach deinem erfolgreichen Abschluss der Ausbildung kannst du dich als Verwaltungsfachangestellte / -r bezeichnen und die Bewerbung in Angriff nehmen, um eine passende Stelle für dich zu finden. 

Diese Ausbildungsinhalte erwarten dich

Während deiner Ausbildung erwarten dich viele abwechslungsreiche Aufgaben. Dazu zählt in erster Linie die Bearbeitung von Personalangelegenheiten und Anträgen. Dabei berätst du Kunden und Organisationen bei Anfragen, berechnest Entgelte, stellst Urkunden aus und wendest dabei Rechtsvorschriften an. So erhältst du einen guten ersten Eindruck, was dich im Bereich der Verwaltung erwartet. Während der Verwaltungsfachangestellten Ausbildung durchläufst du in der Regel diverse Ämter, um alle Aufgaben und Strukturen der Verwaltungsarbeit kennenzulernen. Daher kannst du dich auf einen abwechslungsreichen Ausbildungsalltag freuen.

In deinem Ausbildungsalltag wirst du ebenfalls mit rechtlichen und gesetzlichen Vorschriften vertraut gemacht, die du in deinem Arbeitsalltag anwenden musst. Im sogenannten Bürgerservice wirst du darin unterrichtet, wie du mit den Bürgern / -innen umgehst, wie du diese berätst und ihre Anliegen klärst. Dazu zählt, wie man Ausweise, Pässe oder andere Formulare beantragt. Im Sozialamt dagegen lernst du, wie man finanzielle Hilfen wie z.B. Wohngeld beantragen und genehmigen lassen kann. Arbeitest du in der Agentur für Arbeit, lernst du worin der Unterschied zwischen Arbeitslosengeld I und II besteht. Du bist also Ansprechpartner für alle Fragen bezüglich Sozialleistungen, Steuern, Autopapieren oder Arbeitsverträgen, dabei handelt es sich immer um das persönliche Wohlbefinden der Menschen im Alltag.

Bei der Bearbeitung aller Aufgaben ist besonders die Fähigkeit zur Empathie sehr wichtig, denn du solltest freundlich und hilfsbereit mit deinen Kunden umgehen, da du täglich mit ihnen zu tun haben wirst. Daher solltest du eine gewisse Stress- und Frustrationstoleranz mit in diesen Job bringen, denn Kunden können dir auch mal ungeduldig und unzufrieden begegnen, besonders, wenn es um soziale Themen geht. Du versuchst, mit deiner Kommunikationsstärke das Anliegen oder das Problem deiner Kunden zu ermitteln und mit Hilfe deines Wissens zu lösen.

Als Verwaltungsfachangestellte kannst du nach deiner Ausbildung als Sachbearbeiterin arbeiten, beispielsweise bei einem Amt im Personalwesen. Denkbar wären hier das Verkehrsamt oder das Gesundheitsamt. Eine andere Möglichkeit wäre der Einsatz als Fachassistentin in einem Jobcenter für die Betreuung von Arbeitslosen oder Beschäftigungsunfähigen, die Unterstützung bei der Suche nach neuen Stellen benötigen. Du zeigst ihnen neue Weg auf, um einen neuen Job zu erhalten und gibst ihnen dafür die notwendigen Informationen. 

Karrierechancen durch Weiterbildungen

Hast du deine Ausbildung erfolgreich abgeschlossen und kannst endlich in die Berufswelt starten, solltest du dich regelmäßig mit passenden Weiterbildungen auf dem Laufenden halten.

Dafür eignet sich ein Aufstiegslehrgang, den du drei Jahre nach deinem Ausbildungsabschluss in Angriff nehmen kannst. Dieser Lehrgang bereitet dich auf den Aufstieg in den höheren Dienst vor. Nach erfolgreichem Abschluss darfst du dich als Verwaltungsfachwirt / -in bezeichnen und hast somit die Möglichkeit auf bessere Gehaltsaussichten.

Möchtest du Diplom-Verwaltungsfachwirt / -in werden, kannst du dies an einer Fachhochschule für öffentliche Verwaltung tun. Diese übernehmen in der Regel Führungsrollen wie beispielsweise als Sachgebiets- oder Abteilungsleitung innerhalb einer Verwaltung. Mit mehr Verantwortung kannst du ebenfalls mit besseren Gehaltsperspektiven rechnen, denn als Verwaltungsfachwirt/-in verdienst du bis zu 3700 Euro brutto im Monat.

Um als Verwaltungsfachangestellter Beamtin oder Beamter werden zu können, musst du nach deiner Ausbildung noch ein Bachelor-Studium z.B. in Public Management abschließen. Mit einem abgeschlossenen Studium kannst du in nahezu allen Fachbereichen der Stadtverwaltung eingesetzt werden. Bist du dann Beamtin oder Beamter des gehobenen Dienstes, hast du ebenfalls die Chance auf eine Position mit mehr Verantwortung und damit auch die Chance auf bessere finanzielle Aussichten. Als Beamte bist du rein rechtlich keine Arbeitnehmerin oder kein Arbeitnehmer mehr und musst dich daher selbst privat versichern. Dafür bist du aber unkündbar und für die Zukunft finanziell abgesichert.

Auch in Berufen als Quereinsteiger kannst du dich als Verwaltungsfachangestellte / Verwaltungsfachangestellter weiter verwirklichen. Mit deinem Wissen und deinen Soft Skills arbeitest du in der Wirtschaft beispielsweise in der Buchhaltung oder in einer Personalabteilung arbeiten. Hast du dann im Wirtschaftsbereich Fuß gefasst, erwartet dich ebenfalls eine lukrative Bezahlung.