Bewerbungsabsagen schreiben: Guidelines für Personaler

Obwohl sie nicht zwingend erfolgen müssen, machen Bewerbungsabsagen einen Großteil der Kommunikation zwischen Unternehmen und Bewerbern aus. Wie jede andere Form der Unternehmenskommunikation, wirken auch sie auf Ihre Arbeitgebermarke und hinterlassen einen bleibenden Eindruck bei Ihren Bewerbern.
Bewerbungsabsage formulieren: Konkrete Praxistipps
Das Formulieren einer Bewerbungsabsage ist eine wichtige, aber auch unliebsame Aufgabe von Personalern, die mit viel Unsicherheit verbunden ist. Gerade daher kommt es häufig zu Fehlern. Diese lassen sich jedoch ganz leicht vermeiden, indem Sie sich an den folgenden Guidelines orientieren.
Vermeiden Sie Floskeln und Standardabsagen
In der Regel stecken Bewerber viel Zeit in Ihre Bewerbung. Daher sollten auch Sie sich die Zeit nehmen eine Bewerbungsabsage zu formulieren, die diesem Umstand gerecht wird. Ein gut verfasstes Absageschreiben kostet nicht viel und vermittelt ein Vielfaches an Wertekultur und Authentizität. Greifen Sie daher lieber auf eine persönliche Kommunikation auf Augenhöhe zurück, insbesondere wenn Ihre Absage an den Bewerber nach einem Vorstellungsgespräch erfolgt. So bleiben Sie als Arbeitgeber in positiver Erinnerung und vermitteln ein von Wertschätzung und Höflichkeit geprägtes Unternehmensimage.
Keine Bewerbungsabsage ist keine Option
Die denkbar schlechteste Alternative ist es vollumfänglich auf eine Rückmeldung zu verzichten. Bevor Sie keine Absage verschicken, greifen Sie daher lieber auf eine Standardabsage zurück. Selbst wenn diese von Bewerbern in der Regel nicht sonderlich wertschätzend wahrgenommen wird, gebietet es die Höflichkeit den Bewerber in für das Unternehmen vertretbarer Weise über den Misserfolg seiner Bewerbung zu informieren. Wenn Sie telefonische Nachfragen vermeiden möchten, können Sie im Schreiben einen konkreten Grund für die Absage ergänzen. Hier ist jedoch Vorsicht geboten, denn bei einem persönlichen Feedback gerät man leicht in die Diskriminierungfalle.
Umgehen Sie die Diskriminierungsfalle
Das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (kurz: AGG) verbietet jedwede Form der Diskriminierung aufgrund von Alter, Geschlecht, ethnischer Herkunft, sexueller Identität, Behinderung, Religion oder Weltanschauung. Juristen raten im Allgemeinen dazu eine Absage nicht näher zu erläutern. Dies kann jedoch aus Sicht des Personalmarketings durchaus sinnvoll sein. Wer ein persönliches Feedback in eine Bewerbungsabsage schreiben möchte, sollte Vorsicht walten lassen. Zeigen Sie Einfühlungsvermögen und üben Sie ausschließlich konstruktive Kritik. Wenn Sie unsicher sind, sollten Sie allein das Fehlen der fachlichen Eignung als Grund für die Absage anführen oder sich vorher rechtlich absichern.
Schaffen Sie Verbindlichkeit
Schaffen Sie Verbindlichkeit Ihren Bewerbern gegenüber, indem Sie das Absageschreiben von derjenigen Person formulieren lassen, die die Bewerbung auch tatsächlich bearbeitet hat. Diese Person sollte darüber hinaus auch im Anschluss an den Bewerbungsprozess Ansprechpartner bleiben und den Bewerbern für eventuelle telefonische Rückfragen zur Verfügung stehen. Dafür ist es natürlich zwingend notwendig, dass der Ansprechpartner stets namentlich erkennbar ist.
Geben Sie zeitlich angemessen Rückmeldung
Sobald eine Bewerbung bei Ihnen eingeht, läuft die Zeit. Es ist wichtig, dass Sie Bewerbern in angemessener Zeit eine Rückmeldung geben. Nachdem Sie den Eingang und die Prüfung der Unterlagen bestätigt haben, sollten Sie in einem Zeitraum von zwei bis maximal 14 Tagen eine Rückmeldung zur Bewerbung geben. Diese besteht in der Regel aus einer Absage bzw. einer Einladung zum Vorstellungsgespräch. Falls Sie etwas mehr Zeit zur Sichtung der Unterlagen benötigen, informieren Sie den Bewerber oder die Bewerberin entsprechend. Geben Sie in diesem Fall einen kurzen Zwischenbescheid. Sofern Sie ein Bewerbungsgespräch führen, sollten Sie eine anschließende Absage natürlich ebenfalls zeitnah versenden.
Achten Sie auf Länge und Inhalt Ihrer Bewerbungsabsage
Wenn Sie eine Bewerbungsabsage schreiben, achten Sie darauf, dass diese so lang wie nötig, aber so kurz wie möglich ist. Ausgedruckt sollte das Schreiben auf einen Briefbogen passen. Sofern Sie sich entscheiden ein spezifisches Feedback zu geben, sollte dies möglichst individuell und konkret ausfallen. Bleiben Sie außerdem ehrlich. Indem Sie Bezug auf den Lebenslauf sowie das Anschreiben des Bewerbers nehmen, zeigen Sie, dass Sie sich mit den Bewerbungsunterlagen eingehend auseinandergesetzt haben. Leiten Sie das Schreiben möglichst positiv ein, geben Sie eine konkrete Entscheidungsbegründung und enden Sie mit guten Wünschen für die Zukunft. Inhaltlich abgerundet wird die Bewerbungsabsage letztlich noch durch eine persönliche Note.
Halten Sie geeignete Kandidaten in Evidenz
Wenn Sie lediglich eine Stelle zu besetzen haben, müssen Sie in der Regel einige wirklich gute Kandidaten ablehnen. Diese sollten Sie unbedingt um eine schriftliche Einwilligung bitten, in den Talent Pool Ihres Unternehmens aufgenommen zu werden. Denn nur so können Sie im Falle einer erneuten Vakanz auch längerfristig noch auf Ihnen bereits bekannte Talente zurückgreifen. Denn laut Bundesdatenschutz müssen Daten von Bewerbern nach spätestens zwei Monaten gelöscht werden.
Vermeiden Sie auch kleinere Patzer
Auch wenn es absurd klingt, achten Sie darauf, dass Sie Bewerbungsabsagen nie gesammelt über das CC: versenden. Dies ist nicht nur aus Datenschutzgründen höchst fatal, sondern auch aus unternehmerischer Sicht ein unschöner Fauxpas. Denn kein Bewerber wird gerne über eine Massen-E-Mail abgefertigt. Darüber hinaus sollten Sie auf die korrekte Schreibung des Namens bzw. der Anrede, aber auch der persönlichen Angaben des Bewerbers, achten. Denn solche leicht zu übersehenden Kleinigkeiten sind es oft, die Bewerber hindern, sogar bei einer Absage als Markenbotschafter für Ihr Unternehmen zu wirken.
Absagen formulieren: Beispiele
Bei der Formulierung einer Bewerbungsabsage gilt der Grundsatz möglichst positiv zu formulieren. Dabei kann es hilfreich sein genau so zu schreiben, wie man am Telefon spricht. Versuchen Sie nicht allzu viele Worte zu benutzen und auf bürokratische Begriffe zu verzichten.
Bewerbungsabsage einleiten
Beginnen sollten Sie eine Absage damit, dass Sie sich für die Bewerbung bedanken. Erwähnen Sie gerne auch, dass Ihnen bewusst ist wie viel Mühe und Zeit der Bewerber sich für das Zusammenstellen der Unterlagen sicherlich gegeben hat. Sofern der Bewerber in der engeren Auswahl war, können Sie auch diese Information in die Einleitung mit einfließen lassen. Hat der Bewerber sich in bestimmten Punkten positiv hervorgetan? Auch darauf können Sie wahrheitsgemäß eingehen.
Beispielformulierungen für die Einleitung
„Wir bedanken uns recht herzlich für das unserem Unternehmen entgegengebrachte Interesse und den Aufwand, den Sie für Ihre Bewerbung betrieben haben.”
„Wir möchten uns bei Ihnen zunächst für das erhellende Gespräch und die Möglichkeit Sie kennenzulernen bedanken.”
„Ihre Bewerbung hebt sich aus der Menge hervor. Dafür vielen Dank!”
Hauptteil eines Absageschreibens
Im Hauptteil ist Platz für eine Begründung Ihrer Absage. Unter Umständen ist es hier sinnvoll auf Details im Bezug auf die eingereichten Unterlagen des Bewerbers einzugehen. Wie bereits erwähnt sollte die fachliche Eignung bzw. Nicht-Eignung des Bewerbers im Vordergrund stehen. So können Sie fehlende Sprachkenntnisse oder Erfahrung anführen, allerdings nicht das Alter oder gar Geschlecht des Bewerbers. Darüber hinaus können Sie an dieser Stelle konstruktive Kritik üben.
Beispielformulierungen für den Hauptteil
„Bei der sorgfältigen Prüfung Ihrer Unterlagen mussten wir leider feststellen, dass Ihnen Ihre Mitbewerber fachlich einen kleinen Schritt voraus waren.“
„Es ist uns nicht leicht gefallen, unter der Vielzahl qualifizierter Bewerber eine Auswahl zu treffen.”
„Bitte sehen Sie unsere Entscheidung ausschließlich als qualifikationsbasiert an. Oft sind es nur feine Unterschiede, die den Ausschlag für unsere Entscheidung geben.“
„Dieses Mal hat Ihr Qualifikationsprofil leider nicht den spezifischen Anforderungen der ausgeschriebenen Position entsprochen.”
„Wir haben uns für eine/n Kandidaten/in entschieden, dessen/deren Kompetenzprofil noch genauer auf die Erfordernisse der ausgeschriebenen Stelle zutrifft.”
Schluss einer Bewerbungsabsage schreiben
Idealerweise schließen Sie die Absage mit auch mit einer positiven und unter Umständen motivierenden Formulierung ab. Schreiben Sie aufrichtig und lassen Sie eine persönliche Note mit einfließen. Dies unterstützt Ihre Glaubwürdigkeit noch einmal zusätzlich und vermittelt Wertschätzung gegenüber dem Bewerber.
Beispielformulierungen für den Schluss
„Für Ihren weiteren Berufsweg wünschen wir Ihnen viel Erfolg sowie alles erdenklich Gute für Ihre persönliche Zukunft.“
„Bei Ihrer Suche wünschen wir Ihnen weiterhin Erfolg und auch die Portion Glück, die manchmal wesentlich ist.“
„Zögern Sie nicht, sich erneut zu bewerben! Wir freuen uns darauf.“
„Wir sind sicher, dass Sie bald einen anderen Arbeitgeber von sich überzeugen werden.“
Bonusformulierung für den Schluss
„Wenn Sie ein ausführliches Feedback wünschen, können Sie sich selbstredend bei uns melden. Wir stehen gerne für ein Gespräch zur Verfügung.“
Absage an Bewerber schreiben: Alle Tipps noch einmal im Überblick
- Vermeiden Sie Floskeln und Standardabsagen
- Keine Absage ist keine Option
- Umgehen Sie die Diskriminierungsfalle
- Schaffen Sie Verbindlichkeit
- Geben Sie zeitlich angemessen Rückmeldung
- Achten Sie auf Länge und Inhalt
- Halten Sie geeignete Kandidaten in Evidenz
- Vermeiden Sie auch kleinere Patzer
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