Mitarbeiterumfrage: Ein zentrales Tool für Personaler

Die Mitarbeiter /-innen eines Unternehmens sind die wichtigsten Informationsquellen, wenn es um die Feststellung von Optimierungspotenzialen oder Defiziten in einem Unternehmen geht. Dies liegt nicht zuletzt daran, dass sie den Kunden, Produkten und Projekten des Betriebs in der Regel am nächsten sind. Wer also das eigene Unternehmen voranbringen oder verbessern möchte, sollte neben anderen Maßnahmen auch über eine Befragung der eigenen Mitarbeiter /-innen nachdenken. Erfahren Sie hier, was genau eine Mitarbeiterumfrage konstituiert und wie Sie dieses potente Werkzeug für Ihre Führungs- und Personalarbeit nutzen können.

1. Definition
2. Arten
3. Gründe
4. Planung
5. Phasen
6. Ziele
7. Vorteile
8. Dos und Dont's

Mitarbeiterumfrage: Definition

Die Mitarbeiterumfrage ist ein personalwirtschaftliches Instrument der internen (Unternehmens-)Kommunikation. Im Zuge einer solchen systematischen Befragung der Belegschaft werden vor allem interne Sachverhalte untersucht. Aus dem analysierten Ist-Zustand können im Anschluss an die Umfrage Stärken, Schwächen und vor allem ein möglicher Handlungsbedarf für die Unternehmensleitung abgeleitet werden. Eine Mitarbeiterbefragung unterstützt insofern das Personalmanagement, liefert wichtige Informationen über (Personal-)Prozesse und gibt, je nach Ausrichtung, Einblicke in das vorherrschende Betriebsklima. Außerdem gibt sie Mitarbeiter /-innen die Chance sich aktiv in Unternehmensprozesse einzubringen und fördert so die Mitarbeiterzufriedenheit sowie -motivation. Dies macht sie zu einem mächtigen Tool im Repertoire der Unternehmensführung und HR-Verantwortlichen.

Arten von Mitarbeiterbefragungen

Wie bei allgemeinen Befragungen gibt es auch bei Mitarbeiterumfragen verschiedene Formate. Neben einer schriftlichen Befragung auf Papier, einer sogenannten Pen-and-Paper-Umfrage, gibt es mittlerweile zahlreiche digitale Befragungsmöglichkeiten. Ein Einsatz von Software ist dabei selbstverständlich die nachhaltigste Option. Der Fragebogen kann dabei allgemein gehalten oder auf ein konkretes Themengebiet ausgerichtet werden. Des Weiteren lassen sich Mitarbeiterbefragungen auch nach dem Zeitraum, in dem sie durchgeführt werden, kategorisieren. Neben zeitlich festgelegten Befragungen (z.B. immer zum letzten Arbeitstag des Jahres) gibt es auch solche, die nach Bedarf oder auch prozess- bzw. ereignisbasiert durchgeführt werden. Auch ein jederzeit offener Feedback-Kanal ist eine Möglichkeit, Meinungsbilder der Belegschaft zu ermitteln. Andere Formen einer Mitarbeiterumfrage setzen an das Ende von Onboarding-Prozessen oder auch Ausstiegen von Mitarbeiter /-innen an. Je nach Unternehmensgröße sollte eine umfassende Mitarbeiterbefragung circa einmal pro Jahr durchgeführt werden. Zuständig für eine Mitarbeiterumfragesind in der Regel die Personalentwicklung oder ein /-e konkrete /-r Projektleiter /-in. 

Wann eine Mitarbeiterbefragung sinnvoll ist - Gründe

Die Durchführung einer Mitarbeiterumfrage wird meist angestoßen, sobald konkrete Warnsignale auftauchen. Neben nachlassender Arbeitsleistungen sind vor allem Anstiege von Kündigungen oder Fehlzeiten oft ein Grund eine Befragung durchzuführen. Aber auch mangelnde Innovationskraft kann Führungskräfte dazu animieren, sich um Feedback der eigenen Mitarbeiter zu bemühen und so Ansatzpunkte zur Verbesserung offenzulegen.

Planung und Ausführung einer Mitarbeiterbefragung

Jede Mitarbeiterbefragung ist individuell und muss auf die jeweiligen Bedürfnisse und Ziele des Unternehmens ausgerichtet werden. Daher ist es schwierig pauschale Aussagen zu treffen, wie eine Umfrage unter Mitarbeiter /-innen zu konzeptionieren und durchzuführen ist. Trotzdem können ein paar allgemeine Richtlinien hilfreich sein. Für die Vorbereitung einer Mitarbeiterumfrage sollten etwa fünf bis sechs Monate eingeplant werden. Der Zeitraum ist lang bemessen, da die meiste Arbeit in die Vorbereitung fließen muss, wenn die Befragung erfolgreich verlaufen soll. Wichtig ist vor allem ein eindeutiges Zielvorhaben, welches idealerweise sogar bereits vor der konkreten Konzeption feststehen sollte. Je nach Zielsetzung werden während der Vorbereitungszeit Einzelfragen, sogenannte Items, entwickelt und entsprechend zu Themenfeldern bzw. Frageebenen zusammengefasst. Außerdem sollte die anstehende Befragung der Belegschaft vorab kommuniziert werden. Die Durchführung der Befragung nimmt idealerweise zwischen drei und vier Wochen in Anspruch. Abschließend erfolgt dann die möglichst zeitnahe Auswertung und Umsetzung der daraus abgeleiteten Handlungsansätze. Dies fasst den Prozess einer Mitarbeiterumfrage sehr grob zusammen. Daher an dieser Stelle noch eine Kurzübersicht der einzelnen Phasen:

Phasen einer Mitarbeiterbefragung

1. Design und Kommunikation der Mitarbeiterbefragung
2. Erhebung von Daten
3. Datenanalyse bzw. -auswertung
4. Berichterstattung und Dialog zu Befragungsergebnissen
5. Umsetzung abgeleiteter Handlungsansätze

Mitarbeiterbefragung: Ziele

In erster Linie dient eine Mitarbeiterbefragung natürlich dem Sammeln von Informationen zu einem oder mehreren Themen, die das Unternehmen derzeit beschäftigen. Wichtiger ist jedoch, dass dieses Wissen nicht bloß erhoben, sondern tatsächlich genutzt wird, um geeignete Maßnahmen einzuleiten. ur so kann eine Mitarbeiterbefragung als Instrument funktionieren. Neben dem Ziel der Prävention von defizitären Unternehmensentwicklungen dienen Mitarbeiterbefragungen also besonders der Prozessoptimierung und Qualitätssicherung. Ein weiteres Zielvorhaben ist außerdem die nachhaltige Bindung von Mitarbeiter /-innen an den Betrieb.

Vorteile einer Mitarbeiterbefragung

Neben viel Arbeit bringt eine Mitarbeiterumfrage auch viele Vorteile mit sich. Als Frühwarnsystem für bestehende oder auch zukünftige Missstände im Unternehmen liefert sie den größten Benefit. Sofern die gewonnenen Erkenntnisse der Befragung umgesetzt werden, verbessert eine Umfrage unter den eigenen Mitarbeiter /-innen die interne Kommunikation und letztlich auch die Führungsqualität. Dies wiederum beeinflusst die Loyalität und das Vertrauen der Mitarbeiter /-innen in Sie als Arbeitgeber. Indem Fachkräfte aktiv in Veränderungsprozesse mit eingebunden werden, binden Sie diese an Ihr Unternehmen und reduzieren zudem die soziale Distanz zwischen Belegschaft und Führungsebene. Letztlich sind Mitarbeiterumfragen auch nützliche Entscheidungshilfen in Sachen Personalentwicklung und können als Benchmark für Vergleiche mit den eigenen Wettbewerbern dienen. Dies setzt stets eine ordentliche Durchführung und Umsetzung von gewonnenen Verbesserungsmöglichkeiten voraus.

Mitarbeiterumfrage: Dos and Don’ts

Eine erfolgreiche Befragung der Belegschaft beginnt lange vor der eigentlichen Durchführung –mit der vorzeitigen Information Ihrer Mitarbeiter /-innen. Klären Sie über die wichtigsten Informationen, vor allem aber über den Befragungsgrund auf. Machen Sie deutlich, welche Ziele Sie verfolgen und betonen Sie die Freiwilligkeit zur Teilnahme. Sollten Sie diese Schritte übergehen, laufen Sie Gefahr, dass Ihre Mitarbeiter /-innen lediglich sozial erwünschte Antworten geben und Ihre Umfrage dadurch falsche Informationen liefert. Außerdem sollten Sie den Betriebsrat, sofern vorhanden, über Ihr Vorhaben aufklären und auch den/die Datenschutzbeauftragte /-n frühzeitig einbinden. Zeigen Sie in Ihrer Kommunikation vorab auch Ihre Bereitschaft für Veränderung, den Willen diese zeitnah umzusetzen und dass Sie die Befragung als Antrieb zur Verbesserung statt als reines Messinstrument nutzen möchten. 
Bei der Konzeption sind ferner auch einige Dinge zu beachten. Setzen Sie auf eine kompetente Gestaltung des Fragebogens. Formulieren Sie Fragen möglichst neutral. Zur besseren Einschätzung kann es hilfreich sein, die Perspektive zu wechseln und sich vorzustellen, wie Ihre Belegschaft die Frage verstehen würde. Letzteres, sprich Verständlichkeit der Fragen, ist neben der Übersichtlichkeit ein weiteres wichtiges Gestaltungskriterium. Den Fragebogen sollten Sie außerdem möglichst kurz halten, um das Eintreten von Befragungsmüdigkeit zu vermeiden. Ermöglichen Sie außerdem neutrale Angaben zu den einzelnen Items. Achten Sie bei der Formulierung von Fragen auch darauf, dass diese nicht suggestiv sind oder doppelte Verneinungen, Fremdwörter und Schachtelsätze enthalten. Verzichten Sie außerdem möglichst auf Teilfragen. Neben der Verfolgung eines klaren Ziels sollten Sie dessen Erreichen auf jeden Fall dokumentieren und vor allem kontrollieren. Denn das wichtigste an einer Mitarbeiterumfrage ist die nachträgliche Umsetzung der Handlungsansätze, die aus ihr gewonnen wurden. Veröffentlichen Sie die Ergebnisse also auch intern,schaffen Sie eine Möglichkeit zum Dialog und somit zur Weiterentwicklung Ihres Unternehmens.