Assistenz im Büro des Präsidiums (m/w/d)

Hochschule für Musik und Theater München, München

Die Hochschule für Musik und Theater München (HMTM) zählt zu den bedeu­ten­dsten und viel­fäl­tigs­ten Ausbil­dungs­stätten für Musik-, Tanz- und Theater­berufe in Europa und ist ein Begeg­nungs­ort in einem inter­na­tional geprägten Umfeld. Ihre Institute bieten über 100 Studien­gänge mit küns­tler­ischem, päda­gogi­schem und wissen­schaft­lichem Profil an. Etwa 500 international renommierte Lehrende und zahlreiche erfolg­reiche Alumni tragen zur weltweiten Strahlkraft der Hochschule bei. Mit rund 900 Veranstaltungen jährlich bereichert die HMTM das kulturelle Leben Münchens.

An der Hochschule für Musik und Theater München (HMTM) ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt fol­gen­de Position zu besetzen:

Assistenz im Büro des Präsidiums (m/w/d)
(Teilzeit 75%)

Als Assistenz im Präsidium der HMTM sind Sie die zentrale Anlaufstelle für alle Anfragen und unter­stützen das Team in viel­sei­tigen, an­spruchs­vollen Aufgaben. Mit Ihrer service­orien­tier­ten und struk­turier­ten Arbeits­weise sorgen Sie dafür, dass der Hoch­schul­betrieb möglichst reibungslos funktio­niert und tragen somit maßgeblich zu einem erfolg­reichen Ablauf der Hoch­schul­aktivi­täten bei.

Ein Arbeitstag kann typischerweise diese Aufgaben enthalten:

Sie koordinieren interne und externe Terminanfragen sowie die Bearbeitung aller einge­henden Aufgaben
Sie erteilen Auskünfte und sorgen für eine gewissenhafte Bear­bei­tung der anfal­lenden Korres­pondenz
Des Weiteren empfangen Sie Hochschulgäste aus dem In- und Ausland und über­nehmen deren erste Betreuung
Sie arbeiten eng mit dem/r persönlichen Referent*in der Präsi­dentin zusammen und unter­stützen die Präsi­dentin und den Vize­präsi­denten nach Bedarf und bei Sonder­themen
Sie bereiten Gremiensitzungen wie z.B. Hochschul­leitung, Senat und Hoch­schul­rat vor (gege­benen­falls übernehmen Sie auch die Proto­koll­führung), organi­sieren diese sowie Veran­stal­tungen, Besprechungen und Ortstermine
Darüber hinaus verantworten Sie die reibungslose Planung und Organi­sation von Dienst­reisen
Ein professionelles und freundliches Auftreten ist für Sie selbst­ver­ständ­lich

Für diese Aufgabe sucht die Hochschule eine selbst­ständige und organi­sations­starke Persön­lich­keit, die außerdem folgende Anforderungen erfüllen sollte:

Sie haben eine abgeschlossene Ausbildung, möglichst im Ver­wal­tungs­bereich, oder ver­gleich­bare Qualifi­kation
Sie konnten bereits erste Erfahrungen in den im Auf­gaben­profil be­schrie­benen Bereichen sammeln und bringen somit fundierte Kenntnisse mit
Sie verfügen über sehr gute Deutsch- und Englisch­kennt­nisse sowie einen ver­sier­ten Umgang mit MS-Office- und Inter­net­anwen­dungen
Eine professionelle sprachliche Ausdrucks­fähig­keit mit hoher Präzision und Sorgfalt ist für Sie selbst­ver­ständ­lich
Darüber hinaus zeichnen Sie sich durch ein hohes Maß an Zuver­lässig­keit, Engage­ment und ausge­prägte Service­orien­tierung aus
Wir erwarten die Bereitschaft, gelegentlich am Abend und am Wochenende zu arbeiten
Hohe Sensibilität für ein ausgewogenes Verhältnis von Nähe und Distanz

Das bieten wir Ihnen:

Ihr Arbeitsplatz liegt im zentralen Kunstareal der Landes­hauptstadt München, geprägt von einem akademi­schen, künst­leri­schen und inter­natio­nalen Arbeits­umfeld. Die unbefris­tete Teil­zeit­stelle umfasst 75% und richtet sich nach den Bestim­mungen des Tarif­ver­trages für den Öffent­lichen Dienst der Länder (TV-L). Die Vergütung erfolgt, bei Erfüllung aller Voraus­setz­ungen, nach Entgelt­gruppe 8 TV-L. Nähere Informa­tionen zum Gehalt finden Sie hier.

Was Sie von uns erwarten können:

Sie profitieren von den gängigen Sozial­leis­tungen des öffent­lichen Dienstes (z.B. betriebliche Zusatz­versor­gung VBL), nebst viel­fäl­tigen Fortbil­dungs­angeboten
Wir bieten flexible Arbeitszeiten sowie die Möglichkeit zum mobilen Arbeiten
Wir bieten die Möglichkeit zur Verwendung des Angebotes JobBike Bayern sowie vergüns­tigte Jobtickets für den öffentlichen Personen­nah­verkehr
Als Bedienstete*r der staatlichen Münchner Hochschulen steht Ihnen die Nutzung des abwechs­lungs­reichen Angebotes der ZHS (Zentraler Hoch­schul­sport München) zur Verfügung
Wir bieten die Nutzung der haus­eigenen Kantine
Darüber hinaus ermöglichen wir Ihnen die Nutzung eines abwechs­lungs­reichen Programms künst­leri­scher Veran­stal­tungen der HMTM

Wir freuen uns über alle Bewerbungen unabhängig von Alter, Geschlecht, ethnischer und kultu­reller Herkunft, Religion, Weltan­schau­ung, sexueller Orien­tierung und Identität. Die Stelle ist für die Besetzung mit schwer­behin­derten Menschen geeignet. Bewerbende mit einer Schwer­behin­derung werden bei an­sons­ten im Wesent­lichen gleicher Eignung, Befähigung und fach­lichen Leistung bevor­zugt berücksichtigt.

Möchten Sie gerne Teil einer der renommier­testen Kunst­hoch­schulen Europas werden? Dann freuen wir uns auf Ihre voll­stän­dige Bewerbung ausschließlich über unser Online-Portal unter http://stellen.hmtm.de/.

Bewerbungsfrist: 01. September 2024

Bei inhaltlichen Fragen oder Rückfragen zum Verfahren wenden Sie sich bitte an bewerbung@hmtm.de.

Wir weisen darauf hin, dass die Hochschule keine Reisekosten im Rahmen des Vor­stellungs­verfahrens über­nehmen kann.

HOCHSCHULE FÜR MUSIK UND THEATER MÜNCHEN
Arcisstr. 12
80333 München
www.hmtm.de