Assistenz im Vorzimmer der Fachbereichsleitung (m/w/d) Vollzeit / Teilzeit

Assistenz im Vorzimmer der Fachbereichsleitung (m/w/d) Kurzinfo

Arbeitszeit Vollzeit

Anstellungsdauer unbefristet

Einstellung zum nächstmöglichen Termin

Einsatzort 31134 Hildesheim

Die Stadt Hildesheim sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt für den Fachbereich Archiv und Bibliotheken, Bereich Stadtarchiv

eine Assistenz im Vorzimmer der Fachbereichsleitung (m/w/d)
(Entgeltgruppe 6 TVöD)

Es handelt sich um eine unbefristete Stelle in Vollzeit. Die Stelle ist grundsätzlich teilzeitgeeignet.

Mit über 1.400 Beschäftigten erbringt die Stadt Hildesheim für ihre Einwohnerinnen und Einwohner sowie ansässigen Unternehmen wichtige Dienstleistungen des öffentlichen Lebens. Sie zählt zu den größten öffentlichen Arbeitgebern in der Region und bietet durch ihre Größe und Ausstattung ein sehr breites Aufgabenspektrum.

Zum Fachbereich Archiv und Bibliotheken der Stadt Hildesheim gehören das Stadtarchiv mit den wissenschaftlichen Bibliotheken und die Stadtbibliothek. Sie sind unverzichtbarer Bestandteil der Hildesheimer Bildungs- und Kulturlandschaft und bieten Zugang zu Wissen, Bildung und Information.

Wesentliche Aufgaben:

Im Sekretariat und Vorzimmer

• Korrespondenz für die Fachbereichsleitung
• Terminkoordination, Termin- und Fristenüberwachung
• Organisation und Begleitung von Besprechungen, Protokollführung
• Postein- und Postausgang sowie Akten An- und Ablage im Dokumentenmanagementsystem
• Krank- und Gesundmeldungen
• Bürobedarf beschaffen und verwalten
• Tabellen und Listen erstellen
• Bescheiderstellung und Buchungen in der Finanzsoftware
• telefonische Information und einfache Beratung von Nutzern des Stadtarchivs

Als Sachbearbeitung im Stadtarchiv

• Ordnung und Verzeichnung von Archivalien in der Archivsoftware nach Vorgaben
• Digitalisierung von Archivalien nach Vorgaben

Auskünfte zu Einzelheiten des Aufgabengebiets erteilt Ihnen der Fachbereichsleiter Herr Prof. Dr. Michael Schütz unter der Telefonnummer 05121/301-4100.

Ausbildungsvoraussetzungen:

• Ausbildung zur/zum Verwaltungsfachangestellten bzw. erfolgreich absolvierter Angestelltenlehrgang I
• alternativ abgeschlossene dreijährige kaufmännische Berufsausbildung
• alternativ Ausbildung zur/zum Rechtsanwalts- und Notarfachangestellten
• jeweils möglichst mit einschlägiger Berufserfahrung

Persönliche Voraussetzungen:

• sichere Kenntnisse im Bereich MS-Office (insbesondere Outlook, Word, PowerPoint und Excel)
• Bereitschaft zur Erarbeitung von vertieften Kenntnissen des Dokumentenmanagementsystems und von Grundkenntnissen der Archivsoftware
• verbindliches und sicheres Auftreten
• ausgeprägte Kommunikations- und Teamfähigkeit
• kreative und problemlösungsorientierte Arbeitsweise
• gepflegtes Erscheinungsbild und gute Umgangsformen
• Zuverlässigkeit, Selbständigkeit und Verschwiegenheit

Wir bieten Ihnen

• freundliche und wertschätzende Arbeitsatmosphäre
• unbefristetes Arbeitsverhältnis bei der Stadt Hildesheim als öffentliche Arbeitgeberin
• Eingruppierung nach TVöD
• betriebliche Altersversorgung und leistungsorientierte Bezahlung für Tarifbeschäftigte
• umfangreiche Fortbildungsmöglichkeiten zur gezielten Weiterentwicklung der eigenen Fachkompetenz
• vielseitige Austausch- und Vernetzungsmöglichkeiten
• vielfältige Angebote zur betrieblichen Gesundheitsförderung, wie z.B. Firmenfitness im Hansefitverbund
• Fahrrad-Leasing
• Jobticket

Die Stadt Hildesheim ist eine moderne Arbeitgeberin, die in vielen Bereichen neben der flexiblen Arbeitszeit im Rahmen einer mitarbeiterfreundlichen Personalpolitik auch Telearbeit als flexible Arbeitsform anbietet, um die Vereinbarkeit von Beruf, Familie und Privatleben, die Realisierung der Gleichstellung von Frauen und Männern, die Chancengleichheit und die Teilhabe von schwerbehinderten Menschen am Arbeitsleben zu unterstützen sowie die Ausgestaltung der individuellen Berufs- und Lebensplanung zu fördern.

Im Hinblick auf die Ziele des Niedersächsischen Gleichberechtigungsgesetzes (NGG) wird angestrebt, in allen Bereichen und Positionen Unterrepräsentanzen abzubauen. Daher sind Bewerbungen von Männern mit den vorstehend genannten Qualifikationen besonders erwünscht. Schwerbehinderte Bewerberinnen und Bewerber werden bei gleicher Eignung besonders berücksichtigt.

Haben Sie Interesse?

Dann bewerben Sie sich mit Ihren vollständigen Bewerbungsunterlagen einschließlich Motivations- oder Bewerbungsschreiben über das Online Stellenportal bis zum 04.08.2024 über die Schaltfläche "Jetzt bewerben".

Wir freuen uns über Ihre Bewerbung!

Für Auskünfte zum Bewerbungsverfahren steht Ihnen Frau Koytek im Bereich Personal unter der Telefonnummer 05121/301-1220 zur Verfügung.