Kaufmann/-frau / Verwaltungsfachangestellte/r als Fakultätssachbearbeiter/in (all genders)

"DEN HORIZONT ERWEITERN, OHNE DEN SICHEREN HAFEN ZU VERLASSEN." Monica E.: Assistentin der Unternehmenskommunikation Kaufmann/-frau / Verwaltungsfachangestellte/r als Fakultätssachbearbeiter/in (all genders) Teilzeit | Befristet | Arbeitsort: Hamburg Eppendorf UKE_Zentrale Dienste Gemeinsam besser. Fürs Leben. Wir sind das Universitätsklinikum Hamburg-Eppendorf (UKE) – und stehen für exzellente Kompetenz in Forschung, Lehre und der vollumfänglichen Gesundheitsversorgung in unseren Kliniken. Unsere rund 15.300 Mitarbeiter:innen streben jeden Tag aufs Neue danach, mit ihrem Beitrag die Welt ein bisschen gesünder zu machen. Es ist unser Anspruch, eine der führenden Universitätskliniken zu sein – und gleichzeitig der beste Arbeitgeber unserer Branche. So glauben wir im UKE fest daran, dass erfolgreiches und erfüllendes Arbeiten im Einklang mit den persönlichen Bedürfnissen und individuellen Lebensentwürfen der Mitarbeitenden stehen sollte. Und so unterschiedlich diese sind, so vielfältig ist unser Angebot an individuellen Lösungen. Willkommen im UKE. Das macht die Position aus Sie arbeiten in der modernen Verwaltung der Medizinischen Fakultät am UKE in der Abteilung Fakultätsservice und Budget und in enger Abstimmung mit dem Gleichstellungsteam für das wissenschaftliche Personal. Die Abteilung ist für die administrativen Prozesse in Zusammenhang mit Berufungsverfahren, der Struktur- und Budgetplanung sowie der Betreuung der akademischen Gremien der Fakultät zuständig. Das Aufgabenportfolio des Fakultätsservices beinhaltet darüber hinaus die Bereiche Gebäudemanagement, Objektservice und Raumplanung. Die Koordination von Projekten und IT-Services für Forschung und Lehre komplettieren die Dienste der Abteilung. Ihre Aufgaben: Administrative Betreuung der Berufungsverfahren von der Ausschreibung bis zur Besetzung einer Professur unter besonderer Berücksichtigung von Aspekten der Gleichstellung. Koordination und Begleitung der Ausschreibungen, die organisatorische Unterstützung der Berufungsausschüsse, des Gleichstellungsteams und der Dekanatsleitung (u.a. Strukturierung der eingehenden Bewerbungsunterlagen, Vor- und Nachbereitung der Ausschusssitzungen, Protokollierung, Reisekostenabrechnung) Zu den Aufgaben unter besonderer Berücksichtigung von Aspekten der Gleichstellung gehören bspw. Korrespondenz mit medizinischen Fachgesellschaften zur aktiven Rekrutierung von exzellenten Bewerberinnen für Berufungsverfahren in Zusammenarbeit mit dem Gleichstellungsreferat Dokumentation und Aufbereitung von gleichstellungsrelevanten Kennzahlen im Rahmen des Berufungsgeschehens Administrative Gremienbetreuung bspw. des Fakultätsrats in Vertretung. Dies beinhaltet die Vor- und Nachbereitung der Sitzungen (u.a. Erstellung von Entscheidungsvorlagen, Erstellung und Versand der Tagesordnung, Protokollierung der Sitzung, Versand der Beschlussfassungen) Mitwirkung bei der Erstellung von Kennzahlen und Rechenschaftsberichten sowie die Datenpflege in den elektronischen Systemen der Fakultät Administrative Unterstützung der Abteilungsleitung bei allen anfallenden administrativen Angelegenheiten Diese Position ist ab dem 01.11.2024 in Teilzeit mit 19,25 Stunden und für 5 Jahre befristet zu besetzen. Eine Fortführung der Beschäftigung ist angestrebt. Darauf freuen wir uns Abgeschlossene Berufsausbildung als Verwaltungsfachangestellte/r oder kaufmännische Ausbildung oder Hochschulabschluss im administrativen oder kaufmännischen Bereich oder gleichwertige Fähigkeiten und Erfahrungen Wünschenswert: Berufserfahrung Wünschenswert: Erfahrung in der Hochschulverwaltung Interesse an der Umsetzung von Gleichstellungsmaßnahmen Sehr gute Kenntnisse der MS Office Anwendungen Gute Englischkenntnisse Kommunikations- und multikulturelle Sozialkompetenz, Organisations- und Verhandlungsgeschick, strukturierter und gewissenhafter Arbeitsstil und Flexibilität Das bieten wir Attraktive Bezahlung nach TVöD/VKA Krisensicherer Arbeitsplatz, sinnstiftende Tätigkeit, wertschätzendes Miteinander Strukturierte Einarbeitung und offener Wissensaustausch im Team Umfangreiche Fort- und Weiterbildungsprogramme an unserer UKE-Akademie für Bildung und Karriere Möglichkeiten zur Mitgestaltung unserer Personalpolitik „UKE INside“ in berufsgruppen- und hierarchieübergreifenden Projekten Nachhaltig unterwegs: Zuschüsse zum Deutschlandticket als Jobticket und Dr. Bike Fahrradservice; Option zum Dienstrad-Leasing Familienfreundliches Arbeitsumfeld: Kooperation zur Kinderbetreuung, kostenlose Ferienbetreuung, Beratung für Beschäftigte mit pflegebedürftigen Angehörigen Ausgezeichnete Gesundheits-, Präventions- und Sportangebote Unser Mitarbeitendenrestaurant bietet eine reiche Auswahl an kulinarischen Angeboten; weitere Angebote gibt es in den „Health Kitchen“ Cafés und Bistros und in einem Supermarkt direkt auf dem Gelände Unser Auftrag: Wissen – Forschen – Heilen durch vernetzte Kompetenz Kontakt ins UKE Wir freuen uns auf eine aussagekräftige Bewerbung bis zum 10. November 2024. Kontakt zum Fachbereich Frau Falkenhof +49 (0) 40 7410-53076 Kontakt zum Recruiting Recruiting Team +49 (0) 40 7410-52599 Eine Einstellung ist nur möglich, wenn nach den jeweils geltenden (gesetzlichen und medizinischen) Vorgaben gegen das Masernvirus ein vollständiger Immunisierungs- bzw. Immunitätsnachweis vorliegt. Dies ist vor Beschäftigungsbeginn durch entsprechende Unterlagen (z.B. Impfausweis) nachzuweisen. Wir leben Diversität und schätzen Vielfalt Wir bieten ein Arbeitsumfeld, das unabhängig von Alter, Geschlecht, sexueller Identität, Behinderung, ethnischer und sozialer Herkunft oder Religion gleiche Chancen ermöglicht. Dieses bestätigen wir mit dem Beitritt zur Charta der Vielfalt. Wir streben ausdrücklich eine Erhöhung des Anteils von Frauen in Führungspositionen an, insbesondere beim wissenschaftlichen Personal in Forschung und Lehre. Gleiches gilt im Falle einer Unterrepräsentation eines Geschlechts im ausschreibenden Bereich. Personen mit Schwerbehinderung werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung vorrangig berücksichtigt. Hier mehr zum Thema Diversity im UKE erfahren