Vorzimmerkraft (w/m/d) für das Präsidialbüro

Als Bundesanstalt für Finanzdienst­leistungs­aufsicht (BaFin) setzen wir uns jeden Tag für ein funktions­fähiges, stabiles und integres Finanz­system ein – und damit auch für einen wettbewerbs­fähigen Finanz­platz Deutschland. Als Aufsichts­behörde für Banken, Versicherungen, Finanz­dienstleister und Wertpapier­institute agieren wir am Puls der Finanzwirtschaft und schützen Verbraucherinnen und Verbraucher. Als Teil des Einheit­lichen Aufsichts­mecha­nismus und Abwicklungs­mecha­nismus für die Banken der Eurozone sind wir in Europa und weltweit vernetzt und gestalten europäische und inter­nationale Finanzmarkt­standards mit.

Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine

für das Präsidialbüro

für eine unbefristete Tätigkeit in Vollzeit oder Teilzeit als Mitarbeiter*in an unserem Dienst­sitz in der Bundesstadt Bonn.

Sie übernehmen insbesondere Sekretariats- und Organisations­aufgaben und ergänzen das bestehende Vorzimmer-Team. Sie unterstützen den Präsidenten der BaFin bei seiner Aufgaben­erfüllung. Es erwarten Sie interessante, abwechslungs­reiche und anspruchs­volle Aufgaben in einer ausgesprochen team­orientierten Arbeits­atmosphäre auf einem heraus­gehobenen Arbeits­platz.

Ihre Aufgaben sind u. a.

• Koordinierung und Abstimmung von externen und internen Terminen 
• Bearbeitung der Ein- und Ausgangs­post sowie Akten­führung 
• Schreibarbeiten, insbesondere auch in englischer Sprache
• Vor- und Nachbereitung sowie Organisation der nationalen sowie inter­nationalen Dienst­reisen, inklusive Planung und Durch­führung der Reise­logistik
• Entgegennahme und Weiter­leitung von Telefonaten, größten­teils auch in englischer Sprache, Organisation von Telefon- und Video­konferenzen
• Organisation, Vor- und Nach­bereitung von Sitzungen, schwer­punkt­mäßig Zusammen­stellung und Aufbereitung von Sitzungs­unterlagen, Sicher­stellung des Sitzungs­service

Das bieten wir

• Umfassende Einarbeitung in Abhängig­keit von Ihrer persön­lichen Erfahrung und indivi­duelle Qualifizierungs­möglich­keiten (z. B. Englisch­kurse, Fach­seminare)
• Flexible Arbeits­zeit­gestaltung (Gleitzeit mit Freizeit­ausgleich, Möglich­keit zur Teil­zeit)
• Mobiles Arbeiten mit grund­sätzlich 40 % Mindest-Präsenz im Büro
• Eine team­orientierte Arbeits­atmosphäre mit ständigem Wissens­austausch
• Umfangreiche Sozial­leistungen und Benefits (u. a. vergüns­tigtes Jobticket, Kantinen-Nutzung, kosten­lose Park­plätze, eigene Kinder­tages­stätte, betrieb­liche Alters­versorgung für Angestellte über die VBL)
• Eine Einstellung im öffentlichen Dienst nach Entgelt­gruppe 8 TVöD – zuzüglich einer Stellen­zulage und Weihnachts­geld.

Das bringen Sie mit

• Eine mindestens mit der Note „gut“ abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungs­fach­angestellte*r, Fach­angestellte*r bzw. Kauffrau / Kaufmann für Bürokommunikation oder Bürokauffrau / Bürokaufmann, Rechtsanwalts- / Notarfachangestellte*r, Fremd­sprachen­korrespondent*in oder in einer vergleich­baren Richtung und idealer­weise erste einschlägige Berufs­erfahrung in einem Vorzimmer bzw. Sekretariat, ggfs. auch im öffentlichen Dienst
  ODER 
  eine mindestens mit der Note „befriedigend“ abgeschlossene mit einer zumindest drei­jährigen Regel­ausbildungs­zeit und zwingend eine mindestens fünf­jährige einschlägige Berufs­erfahrung in einem Vorzimmer bzw. Sekretariat in einem größeren Unternehmen oder im öffentlichen Dienst
• Sie arbeiten gerne in einem Team, verfügen über entspre­chende Team-Erfahrung und fügen sich in bestehende Strukturen schnell ein
• Sie arbeiten selbst­ständig und auch unter Termin­druck sorgfältig und umsichtig
• Sie verfügen über sehr gute EDV-Kenntnisse und sind mit den Produkten aus dem MS-Office-Paket vertraut
• Sie zeichnen sich durch hohe Einsatz­bereit­schaft, Zuver­lässig­keit, Organisations­geschick, ein sicheres und freundliches Auftreten aus
• Durch Ihre guten Englisch­kenntnisse können Sie Telefonate auf Englisch führen und englisch­sprachige E-Mails lesen sowie beantworten

Wir setzen voraus, dass Sie bereit sind, Dienst­reisen zu unternehmen, in erster Linie an unseren Dienstsitz in Frankfurt am Main. Dienst­reisen können auch mehrere Tage dauern, sind im Vorzimmer des Präsidenten aber sehr selten und in der Regel gut planbar.

Wir freuen uns auf Ihre aussage­kräftige Bewerbung bis zum 31.08.2024 unter der Kennzahl 2024/0278.

Ihre Bewerbung richten Sie bitte als eine Datei im PDF-Format an: Karriere@bafin.de.
Führen Sie darin insbesondere bitte aus, inwieweit Sie das Anfor­derungs­­profil erfüllen und fügen Sie Ihren Lebenslauf, Nachweise der erforderlichen Abschlüsse sowie Ihnen vorliegende Arbeits­zeugnisse bzw. Beurteilungen bei.

Gerne können Sie sich schon vor dem Ende Ihrer Ausbildung bewerben. Allerdings müssen Sie die Ausbildung innerhalb von sechs Monaten nach Ablauf dieser Ausschreibung erfolg­reich abschließen. Es reicht aus, wenn Sie dann ein vorläufiges Zeugnis vorlegen, aus dem sich die Abschluss­note ergibt.

Bei Fragen zum Aufgabengebiet steht Ihnen Herr Abrahams (0228/4108-1432) gerne zur Verfügung. Bei allen weiteren Fragen zum Bewerbungs­­verfahren kontaktieren Sie bitte Herrn Conradi (0228/4108-2100).