Mobiles Arbeiten im Recruiting

Die Zukunft ist digital: Dies gilt letztlich auch für die Zukunft der Personalarbeit. Gerade in Krisenzeiten, aber vor allem im Hinblick auf die immer weiter fortschreitende, digitale Transformation unserer Welt, wird auch das Umdenken in den HR-Abteilungen von Unternehmen absolut unverzichtbar. Trotzdem warb in Deutschland 2019 nur jede dritte Anzeige für den Personalbereich mit der Möglichkeit auf Home-Office – ein Ergebnis der Recruting-Studie mit dem Titel "Jobsuche im Fokus"*. Dabei ist mobiles Arbeiten auch in der Personalarbeit problemlos möglich. Erfahren Sie hier, wie sich Remote Recruiting in Ihrem Unternehmen umsetzen lässt.

1. Definition und Begriffsabgrenzung
2. Allgemeine Voraussetzungen und Regelungen
3. Herausforderungen und Chancen
4. Spezifische Anforderungen der HR
5. Fazit zur Mobilen Arbeit im Personalwesen

Definition und Begriffsabgrenzung

Telearbeit, Home-Office, Mobiles Arbeiten und Heimarbeit: Häufig kommen diese Bezeichnung sinngleich zur Anwendung. Dahinter stecken allerdings unterschiedliche Arbeitsmodelle mit jeweils spezifischen Regelungen und Voraussetzungen. Um zu klären, wie mobiles Arbeiten sich auch im Recruiting umsetzen lässt, bedarfs es einer initialen, begrifflichen Abgrenzung der unterschiedlichen Begrifflichkeiten.

Telearbeit

Der Begriff der Telearbeit dient als Oberbegriff für all jene Arbeitsformen, bei denen Arbeitnehmer/ -innen einen Anteil ihrer beruflichen Tätigkeiten außerhalb der Betriebsstätte ihres Arbeitgebers erfüllen. Dabei grenzt die Gesetzgebung mobiles Arbeiten und die Telearbeit in engerem Sinne voneinander ab. Letztere ist entsprechend in § 2 Abs.7 der Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV) geregelt. Dort heißt es:

“Telearbeitsplätze sind vom Arbeitgeber fest eingerichtete Bildschirmarbeitsplätze im Privatbereich der Beschäftigten, für die der Arbeitgeber eine mit den Beschäftigten vereinbarte wöchentliche Arbeitszeit und die Dauer der Einrichtung festgelegt hat. Ein Telearbeitsplatz ist vom Arbeitgeber erst dann eingerichtet, wenn Arbeitgeber und Beschäftigte die Bedingungen der Telearbeit arbeitsvertraglich oder im Rahmen einer Vereinbarung festgelegt haben und die benötigte Ausstattung des Telearbeitsplatzes mit Mobiliar, Arbeitsmitteln einschließlich der Kommunikationseinrichtungen durch den Arbeitgeber oder eine von ihm beauftragte Person im Privatbereich des Beschäftigten bereitgestellt und installiert ist.”

Steht dem Arbeitnehmer zur selben Zeit auch ein Arbeitsplatz im Bürogebäude des Arbeitgebers zur Verfügung, besteht die Möglichkeit, zur alternierenden Telearbeit. Hier wechselt der oder die Beschäftigte zwischen der Arbeit im Büro und der Arbeit von Zuhause. Wichtig ist, dass es sich um permanent eingerichtete Arbeitsplätze handelt, entsprechende Vereinbarungen mit dem Arbeitgeber getroffen und schriftlich dokumentiert werden.

Home-Office

Stellt ein Arbeitgeber seinen Mitarbeiter / -innen einen permanenten Bildschirmarbeitsplatz im eigenen Zuhause zur Verfügung spricht man vom sogenannten Home-Office. Aus der gesetzlichen Regelung zur Telearbeit ergibt sich neben der Verpflichtung des Arbeitgebers das Home-Office einzurichten, ferner auch die des Arbeitnehmers an diesem Platz zu arbeiten und entsprechend der getroffenen Vereinbarung erreichbar zu sein. Arbeitsrechtliche Regelungen, sprich das Arbeitszeit- und Arbeitsschutzgesetz, gelten darüber hinaus natürlich auch im Home-Office. Für die Einhaltung und Prüfung der Vorgaben des Arbeitsschutzes ist ferner der Arbeitgeber verantwortlich.

Mobiles Arbeiten

In der Praxis trifft man derzeit wohl in erster Linie auf die Arbeitsform der Mobilen Arbeit. Diese ist nicht weiter gesetzlich definiert oder geregelt und erfolgt ortsungebunden. Mobiles Arbeiten, oft auch als Remote Work bezeichnet, umfasst daher neben der Arbeit von Zuhause auch die Arbeit bei Kunden vor Ort, im Zuge von Dienstreisen und natürlich unterwegs. Wie auch bei der Telearbeit bzw. für das Arbeiten im Home-Office üblich, setzt mobiles Arbeiten eine informations- und kommunikationstechnische Verbindung zum Unternehmen voraus. Der gravierende Unterschied zu anderen Formen der Telearbeit besteht beim Mobile Office, einer weiteren Bezeichnung Mobiler Arbeit, darin, dass es hier lediglich einen Arbeitsauftrag gibt. Der Zeitraum und Ort der Erfüllung dieses Auftrags sind nicht weiter relevant. Diese Arbeitsform kennt man bereits von Handwerksbetrieben und Vertriebsgesellschaften. Der Ansatz der Mobilen Arbeit ist also nicht wirklich neu oder innovativ, sondern wurde vielmehr allmählich auf andere Berufszweige, wie beispielsweise das Personalwesen, ausgeweitet.

Heimarbeit

Im Kontext der ortsungebunden Arbeit fällt fälschlicherweise auch häufig der Begriff der Heimarbeit. Problematisch ist dieser Umstand deswegen, da es sich bei Heimarbeit nicht nur um eine eigene Art der gewerblichen Tätigkeit handelt, sondern vor allem eigene gesetzliche Regelungen für dieses Arbeitsmodell gelten. Rechtliche Grundlage der Heimarbeit ist das sogenannte Heimarbeitsgesetz.

Mobiles Arbeiten: Voraussetzungen und gesetzliche Regelungen

In Deutschland gibt es bis dato keinen rechtlichen Anspruch auf ortsungebundenes Arbeiten oder Home-Office – Und dass weder vonseiten des Arbeitgebers noch des Arbeitnehmers. Die Niederlande sind uns hier weit voraus und haben ein Recht auf Telearbeit bereits 2015 in ihrem Gesetz verankert. Welche konkreten Optionen für deutsche Arbeitnehmer / -innen im eigenen Betrieb bestehen, hängt in Deutschland allerdings weiterhin von verschiedenen Faktoren ab. In erster Linie müssen natürlich die rechtlichen Rahmenbedingungen stimmen, damit mobiles Arbeiten überhaupt möglich ist. Geregelt werden diese in größeren Unternehmen über die Betriebsvereinbarung (bzw. Dienstvereinbarung im öffentlichen Dienst). Alternativ wird eine solche Regelung in regulären Arbeitsverträgen aufgeführt. Darauf aufbauend können selbstverständlich weitere, individuelle Vereinbarungen getroffen werden. Diese sollten unbedingt schriftlich dokumentiert werden, um später entstehenden Differenzen vorzubeugen. In Betracht zu ziehen sind außerdem die betreuten Aufgabenbereiche der Beschäftigten, die zur Erfüllung benötigte Soft- und Hardware sowie individuelle Voraussetzungen, wenn es um eine konkrete Implementierung ortsungebundener Arbeit geht. So hat ein Remote Recruiter, sprich Personaler oder Headhunter der von unterwegs arbeitet, mitunter andere Anforderungen an einen mobilen Arbeitsplatz oder ein Home-Office als ein Online Marketing Manager.

Ungeachtet der Form von Telearbeit, sei es nun die Arbeit von unterwegs oder im Home-Office, der gesetzliche Arbeitsschutz kommt stets zum Tragen. Dazu gehört neben dem Arbeitsschutz- auch das Arbeitszeitgesetz, welches die zulässige Arbeitszeit für Arbeitnehmer / -innen regelt. Dieser Umstand ist maßgeblich, da eine konkrete Rechtsgrundlage für mobiles Arbeiten bisher fehlt. Es bestehen also, wie etwa bei der Telearbeit aus dem Home-Office, keine rechtlich festgelegten Arbeitszeiten für mobil Arbeitende, was zu Verstößen und arbeitsrechtlichen Konflikten führen kann. Problematisch steht es regelmäßig auch um die gesetzliche Unfallversicherung, da die Grenzen zwischen beruflicher und privater Tätigkeit im Home-Office oder auch unterwegs zwischenzeitlich immens verschwimmen. Orientieren kann man sich an folgender grober Richtlinie: Hat sich der Unfall im direkten Zusammenhang mit der beruflichen Tätigkeit ereignet, gilt das als Arbeitsunfall, wonach der Schutz der gesetzlichen Unfallversicherung greift. Wichtig ist, dass die Handlungstendenz des / der Beschäftigten objektiv auf deren / dessen berufliche Tätigkeit zurückzuführen ist. Dies betrifft gleichermaßen auch Gesundheitsgefährdungen, die unter Umständen eine Berufserkrankung zur Folge haben könnten.

Empfehlen Sie Mitarbeiter / -innen, die im Home-Office oder unterwegs arbeiten eine private Unfallversicherung, die im Schadensfall greift, wenn es die gesetzliche Unfallversicherung nicht tut.

Herausforderungen und Chancen

Auch wenn eine gesetzliche Regelung für Mobile Arbeit derzeit noch fehlt, bringt dieses Arbeitsmodell weitaus mehr als nur Herausforderungen mit sich. Viele Unternehmen sehen bereits jetzt die Chancen, die sich aus der Digitalisierung und agilen Gestaltung von Arbeitsprozessen ergeben und setzen diese erfolgreich für sich ein.

Eines der Hauptargumente für ortsungebundenes Arbeiten ist die Flexibilität, die ein solches Modell ermöglicht. Besonders für junge Familien ist dies in der Regel ein wahrer Benefit, den Unternehmen zum Teil ihrer Employer Brand oder gar Employer Value Proposition machen können. Das Stichwort der Work-Life-Balance spielt in diesem Zusammenhang ebenfalls eine nicht unwesentliche Rolle. Verschiedene Studien belegen, dass Mitarbeiter / -innen, die die Möglichkeit haben flexibel von zu Hause oder unterwegs zu arbeiten im Allgemeinen zufriedener mit ihrer Arbeit sind. Dieser Umstand wirkt sich ferner auf die Motivation, Leistung und das Verantwortungsgefühl der Beschäftigten aus. Eine absolute Win-win-Situation für beide Seiten. Weitere positive Nebeneffekte, die sich für Arbeitgeber aus dem Angebot mobiler Arbeit ergeben, sind die Möglichkeit auch internationales Personal für ihr Unternehmen zu gewinnen. Bereits heute stehen die dafür benötigten Informations- und Kommunikationsanwendungen zur Verfügung.

Die größte Herausforderung bei der Implementierung mobiler Arbeit hingegen besteht in dem Aufbrechen gelernter und starrer Strukturen. Viele Unternehmen, aber auch Arbeitnehmer / -innen fühlen sich mit dieser Aufgabe überfordert, und scheuen daher vor dem Konzept “Remote Work” zurück. Schließlich ermöglicht die gemeinsame Anwesenheit in einem Bürogebäude auch über die eigentliche Arbeit hinaus den Austausch mit dem eigenen Team und sorgt dafür, dass Leistungen sichtbar und wahrnehmbar sind. Umgehen lässt sich dies zum Beispiel, indem regelmäßige Teammeetings oder Teambuilding-Maßnahmen realisiert werden. Der Problematik der längeren Arbeitszeiten bzw. undokumentierter Überstunden kann eine manuelle Arbeitszeiterfassung entgegenwirken. Außerdem muss auch bei mobiler Arbeit der für den entsprechenden Datenschutz gesorgt sein – ein Umstand der Personalverantwortliche besonders betrifft. Aber auch darüber hinaus gibt es besondere Hürden in Bezug auf agile Personalarbeit.

Besondere Anforderungen im Bereich HR

Personaler und HR-Verantwortliche sehen sich in Krisenzeiten, wie der aktuellen Corona-Krise, mit verschiedensten Herausforderungen konfrontiert. Ihre größte Hürde: Die Implementierung von Arbeitsprozessen, die mobiles Arbeiten bzw. die Personalarbeit aus dem Home-Office ermöglichen. In einem ersten Schritt bietet es sich an, den Einstellungsprozess des Unternehmens insgesamt nicht bloß zu digitalisieren, sondern auch zu verlängern. Die so gewonnene, zusätzliche Zeit sollte dazu genutzt werden eine Beziehung zu potenziellen Kandidat / -innen aufzubauen und sich entsprechend der speziellen Anforderungen des Remote Recruiting weiterzubilden. Ein wichtiger Pfeiler der Personalarbeit aus dem Home-Office ist darüber hinaus die Kollaboration mit anderen Recruitern, um unter anderem Entscheidungsprozesse zu differenzieren. Sollte es möglich sein, können Remote Recruiter auch auf externe Personalmarketing Aktivitäten setzen, um zeitweise auch in den direkten, persönlichen Kontakt mit potenziellen Bewerber / -innen zu treten.

Kommunikation mit (zukünftigen) Mitarbeiter / -innen

Eine der Kernaufgaben von Personalern und HR-Verantwortlichen ist die Kommunikation mit anderen. Von der Stellenausschreibung über das Vorstellungsgespräch und auch noch weit über den Onboarding Prozess hinaus, kümmern sich Personalverantwortliche um die Beschäftigten eines Unternehmens. Um überhaupt eine Beziehung zu (zukünftigen) Mitarbeiter / -innen aufzubauen, fordert der Großteil der Tätigkeiten im Personalbereich den direkten Kontakt mit den betreffenden Personen. Vor allem Bewerbungsgespräche werden meist in Person durchgeführt. Mobil arbeitende Personaler könnten Bewerbungsgespräche theoretisch zwar per Telefon abwickeln, allerdings gehen hier wichtige Signale wie Gestik, Mimik und Körpersprache regelmäßig unter. Als passende Alternative zu einem persönlichen Gespräch ist ein Telefonat demnach eher ungeeignet. Natürlich gibt es noch viele weitere kommunikative Aufgaben im Personalbereich, die es für ein erfolgreiches Remote Recruiting abzubilden gilt. Mittlerweile lässt sich aber fast jede dieser Aufgaben über digitale Tools und Anwendungen abbilden. Eine Auswahl an möglichen Lösungsansätzen haben wir hier für Sie zusammengestellt:

Bewerbungsgespräche

Wie bereits erwähnt, lassen sich Vorstellungsgespräche per Video oder Messenger abwickeln. Auf dem Smartphone steht unter anderem WhatsApp zur Verfügung. Der Vorteil ist hier, dass Sie davon ausgehen können, dass ein Großteil der Bewerber / -innen die App bereits nutzt. Problematisch ist allerdings die Datenschutzfrage. Hier sollten Sie zwingend Rücksprache mit Ihrem Arbeitgeber und Datenschutzbeauftragten halten. Sollten WhatApp oder andere (Messenger-)Dienste  zur Videotelefonie (wie z.B. Skype, Jitsi, Google Hangouts) nicht infrage kommen, können Sie alternativ auf spezielle Video-Recruiting-Anbieter (z.B. cammio, viasto) oder installierbare Kollaborations-Tools setzen. Eventuell können Sie einige dieser Tools sogar kostenfrei bzw. in einer Testversion nutzen. Denkbare Conferencing- bzw. Webinar-Tools sind unter anderem:

• Slack
• Microsoft Teams
• Webex
• Zoom
• u.v.m

Diese Tools können ferner auch im Zuge eines virtuellen Onboarding genutzt werden, denn sie ermöglichen unter anderem einen Austausch mit dem gesamten Team über Gruppenchats und vergleichbares. Eine ebenfalls denkbare, aber weniger zielführende Option kann es sein, Interviews mithilfe eines sprachbasierten Chat-Bots durchzuführen. Allerdings wäre dies im Hinblick auf den Beziehungsaufbau mit (potenziellen) Mitarbeiter / -innen eher kontraproduktiv.

Assessment und Cultural Fit

Etwas umfassender ist die Abbildung eines, besonders für größere Unternehmen üblichen, Assessment-Centers. In der Regel werden innerhalb eines Assessment-Centers verschiedene Instrumente (Arbeitsproben, Gruppendiskussionen, Rollenspiele, etc.)  eingesetzt, die der näheren Beurteilung der Kandidat / -innen dienen. Die Bewerber / -innen werden dabei, basierend auf den im Assessment gemachten Beobachtungen, bewertet. Alle genannten Assessment-Instrumente lassen sich jedoch problemlos auch über die oben genannten Tools oder andere, digitale Recrutainment-Lösungen abbilden. Zur konkreten Feststellung des Cultural Fit von Kandidat / -innen lassen sich ferner webbasierte Anwendungen wie der Kulturmacher oder CF Evalueator nutzen. Sollten Sie Remote Hiring betreiben, also Mitarbeiter / -innen einstellen, die lediglich mobil arbeiten, kann es zudem sinnvoll sein eine bezahlte Probearbeitsphase von wenigen Tagen oder Arbeitsprobe anzufordern. So können Sie sicher gehen, dass die Person, die Sie einstellen, auch die geforderten Leistungen erbringt.

Weitere Online-(Self-)Assessment Tools

• QualiMatcher (zur Testung der kognitiven Leistungsfähigkeit)
• PersonalityMatcher (zur Feststellung berufsbezogener Persönlichkeitsmerkmale)

Technik und Datenschutz

Recruiter arbeiten in der Regel jeden Tag mit personenbezogenen Daten (z.B. Lebensläufe, Stammdaten, etc.). Wenn Sie als Personaler als von Zuhause oder unterwegs arbeiten möchten, bedarf es einem IT-Sicherheits-/Datenschutzkonzept und entsprechend eingerichteter Hard- und Software. In erster Linie sollte diese aus einem guten, passwortgeschützten Laptop (idealerweise mit einer Blickschutzfolie beklebt) und Smartphone mit passendem Vertrag bestehen. Darüber hinaus können Ohrstöpsel oder Noise-Cancelling-Kopfhörer hilfreich sein, besonders wenn Sie von unterwegs arbeiten. Außerdem zwingend notwendig: eine gute Internetverbindung. Insbesondere wenn Sie im öffentlichen Raum arbeiten, sollten das WLAN stets passwortgeschützt sein, damit Sie bedenkenlos über einen Datentunnel (VPN-Zugang) oder eine Remotedesktopverbindung zu Ihrem Unternehmen arbeiten können. Cloudbasierte Services und USB-Sticks (wie auch andere mobile Hardware) sollten nicht für sensible Daten genutzt werden. Ebenfalls sinnvoll ist es ein Verschlüsselungssystem für den E-Mail-Verkehr sowie ein professionelles Virenprogramm auf dem Arbeitslaptop zu nutzen. Die regelmäßige Aktualisierung des Betriebssystems ist Pflicht. Um eine versehentliche Installation von Schadsoftware zu vermeiden, sollten die Adminrechte für alle Geräte idealerweise nicht bei Ihnen selbst liegen. Wichtig ist aber vor allem ein Problembewusstsein Ihrerseits.

Fazit zur Mobilen Arbeit im Personalwesen

Remote Recruiting oder auch mobile Personalarbeit ist ein wichtiger Schritt in die Zukunft der Arbeit. Indem digitale Tools zunehmend auch in der Personalarbeit eingesetzt werden, lernen Recruiter und Unternehmen was am besten für sie funktioniert und liefern zugleich einen wichtigen ökologischen Beitrag. Dies sorgt wiederum für ein positives Arbeitgeberimage und macht zudem künftig auch internationale, grenzübergreifende Zusammenarbeit möglich. Ob und inwieweit HR-Verantwortliche digital arbeiten können, ist also nicht länger eine Frage des Könnens, sondern ein Muss. Die Möglichkeiten und Chancen sind jedenfalls da. Man muss sie bloß ergreifen.