Onboarding Prozess: In 3 Phasen zum Erfolg

Onboarding Prozess: In 3 Phasen zum Erfolg

Die Implementierung eines systematischen Onboarding Prozesses macht in jedem Unternehmen einen nicht unwesentlichen Teil des Talent Management aus. Besonders im sich verschärfenden “War for Talent” kann darauf keinesfalls verzichtet werden. Trotzdem hat die Hälfte der Unternehmen laut Statistiken weiterhin erhebliche Probleme bei der Integration neuer Mitarbeiter und verliert daher oft den “Krieg” um gute Fachkräfte. Als Recruiter können Sie hier jedoch gezielt ansetzen und mit einem gut durchdachten Onboarding-Konzept den Grundstein für eine langfristige Mitarbeiterbindung legen.

  1. Ebenen
  2. Preboarding
  3. Begrüßungs-/Orientierungphase
  4. Integrationsphase
  5. Was steckt dahinter?
  6. Gründe
  7. Ziele
  8. Standardisierung
  9. Fazit

Die drei Ebenen des Onboarding

Wie jeder andere Prozess lässt sich auch das Onboarding in Phasen bzw. Ebenen unterteilen. Man unterscheidet zunächst die fachliche, soziale und letztlich werteorientierte Integration. Die Identifikation mit der Unternehmenskultur legt dabei den Grundstein für die fachliche Integration. Daher ist auf erster Ebene dafür zu sorgen, den neuen Mitarbeiter sozial und kulturell zu integrieren. Anschließend gilt es, dem Onboardee nach und nach das notwendige Wissen sowie die Ziele und Grundsätze der Unternehmensphilosophie zu vermitteln.

Aus der Perspektive des neuen Mitarbeiters verläuft dieser Prozess sogar in vier Phasen: Erwartung, Begeisterung, Realitätsschock und Integration. Die erste Phase - Erwartungen - basiert in erster Linie auf Unwissenheit und Unsicherheit. Diese löst sich im weiteren Verlauf etwas auf und weicht nach dem ersten Arbeitstag einem rudimentären Verständnis. Sobald der Realitätsschock einsetzt, nimmt der Onboardee die Komplexität seiner Unwissenheit wahr, welche sich letztlich durch Einarbeitung in der Integrationsphase auflöst. Diese Ebenen und Phasen betrachten den Prozess selbstverständlich aus einer idealtypischen Sichtweise. Sie liefern aber wichtige Hinweise dazu, welche Maßnahmen zu welchem Zeitpunkt sinnvoll sein können.

Vom Onboarding Prozess zur positiven Candidate Experience

Um eine positive Candidate Experience zu schaffen, sollten Sie den Onboarding Prozess so persönlich und angenehm wie möglich gestalten. Sorgen Sie dafür, dass das Onboarding als eine natürliche Eingliederung in das Unternehmen, so wie es ist, erlebt wird. Aufgrund der hohen Anfangsfluktuation bei Neueinstellungen sind dabei vor allem die ersten 90 Tage entscheidend. Außerdem sollte stets bedacht werden, dass das Onboarding, wie bereits oben deutlich gemacht, ein zweiseitiger Prozess ist. Der erste Eindruck des Onboardee vom Unternehmen und dessen Kultur schlägt sich nachhaltig in Motivation, Engagement und dem Grad der Eigeninitiative nieder. Daher gibt es kein besseres Willkommen für einen neuen Mitarbeiter als einen gut durchdachten und so letztlich erfolgreich durchlaufenen Onboarding Prozess. Und der beginnt mit dem Preboarding.

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Preboarding

Das Preboarding oder auch die Bestätigungsphase beginnt mit der Unterzeichnung des Arbeitsvertrags und läuft bis zum ersten Arbeitstag des Onboardee. Hier geht es in erster Linie darum, den Einstieg des neuen Mitarbeiters ins Unternehmen vorzubereiten und ihm entsprechende Signale eines professionellen Arbeitgebers zu senden. Es gilt, Unsicherheiten abzubauen und offene Fragen zu klären. Lassen Sie dem neuen Mitarbeiter die wichtigsten Kerninformationen daher bestenfalls schon vorab zukommen. Auch der übliche, aber nicht unwichtige Papierkram sollte möglichst schon vor Arbeitsantritt erledigt sein, damit sich der Onboardee an seinem ersten Tag im Unternehmen darauf konzentrieren kann erst einmal anzukommen.

Als Recruiter oder Verantwortlicher für den Onboarding Prozess sollten Sie den Einarbeitungsplan zusammenstellen, sowie die Stellenbeschreibung und ein Organigramm des Unternehmens zusammenzutragen. Außerdem sollte ein Pate oder auch Mentor für den Onboardee bestimmt werden, der ihn oder sie während seiner Einarbeitung begleitet und am ersten Arbeitstag in Empfang nimmt. Idealerweise setzen Sie auch bereits Termine mit den wichtigsten Akteuren zur Abstimmung und Feedback der ersten drei Monate an. Nachdem der Arbeitsplatz des Onboardee eingerichtet ist, sollten alle Mitarbeiter und vor allem auch die Führungskräfte über das Eintreffen des neuen Kollegen informiert werden, um zu verhindern, dass niemand den neuen Kollegen in Empfang nimmt oder diesen Umstand übergeht

Begrüßungs-/Orientierungsphase

Auf das Preboarding folgt die Begrüßungs- oder auch Orientierungsphase. Diese startet mit dem ersten Arbeitstag des Onboardee und endet ungefähr nach drei Monaten. In dieser Phase liegt der Fokus auf der fachlichen Einarbeitung und sozialen Integration des neuen Mitarbeiters. Wichtig ist an dieser Stelle die Festlegung von niedrigschwelligen Meilensteinen, die regelmäßig gemeinsam mit dem Mitarbeiter evaluiert werden sollten.

Am ersten Arbeitstag

Der erste Arbeitstag des Onboardee beginnt selbstverständlich mit der Begrüßung. Sorgen Sie dafür, dass das neue Teammitglied in Empfang genommen wird und stellen Sie ihm seinen Paten bzw. Mentor vor. Idealerweise übernehmen Sie als direkter Ansprechpartner den Erstkontakt und übergeben anschließend an den Mentor. Nach einer Tour durch das Bürogebäude und einer kurzen Vorstellungsrunde, wird der Mitarbeiter an seinen sauberen und komfortablen Arbeitsplatz geführt. Selbstverständlich ist dort alle notwendige Technik bereits installiert und eingerichtet. Damit sich der Onboardee von Beginn an willkommen fühlt, können Sie ein freundliches und passendes Willkommensgeschenk am Arbeitsplatz hinterlegen. Auch an Visitenkarten sollten Sie denken, denn diese vermitteln zusätzliche Verbindlichkeit von Ihrer Seite. Der direkte Vorgesetzte des neuen Mitarbeiters sollte dem neuen Kollegen an seinem ersten Tag einen Überblick über die Arbeitsabläufe und Tätigkeiten geben. Diese Informationen lassen sich auch in Form einer Mappe mit den wichtigsten Infos (Leitbild, Organigramm, Betriebsordnung, Übersicht über Anlaufstellen und Ansprechpartner, etc.) übergeben. Dies ist allerdings etwas unpersönlich und deshalb vermutlich eher als unterstützende Maßnahme zu wählen. Eine weitere Idee ist auch ein gemeinsames Frühstück mit dem CEO einzuplanen, das schafft Nähe und Vertrauen zur Führungsposition des Unternehmens. Am Ende des Tages sollten sie noch ein Face-to-face-Gespräch mit dem Onboardee führen und nachhaken, ob es bisher Fragen gibt und was sie tun können, damit der Mitarbeiter sich auch weiterhin willkommen fühlt.

In der ersten Arbeitswoche

Entsprechend der Tätigkeit, der Unternehmensgröße und Branche erfolgt in der ersten Arbeitswoche des Onboardee der Überblick über die verschiedenen Produkte und Dienstleistungen des Unternehmens. Eventuell kann es sinnvoll sein Coaching-Sessions zwischen neuen Mitarbeitern und Führungskräften anzusetzen. Denn hier ist Platz für Fragen und Anerkennung für die ersten Schritte des Onboardee im Unternehmen. Ebenso sollte eine ausführliche EDV-Einweisung erfolgen. Geben Sie dem neuen Kollegen das Gefühl produktiv zu sein, indem sie ihm kleinere Aufgaben wie das Einrichten einer E-mail-Signatur oder auch Vorstellung im Intranet oder Corporate Social Network geben. Außerdem sollte dem neuen Mitarbeiter ermöglicht werden an wechselnden Präsentationen teilzunehmen und so Projekte und Leads anderer Teams kennenzulernen. Wichtig für Sie: Bleiben Sie in der ersten Woche zur Beantwortung von Fragen und zur Klärung von Bedenken stets verfügbar und bereit und setzen Sie regelmäßige informierende Meetings an. So bleiben Sie nah am Onboardee und dieser fühlt sich ernst und wahrgenommen.

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Nutzen Sie während des Onboarding die Möglichkeit eine kurze fünfminütige Umfrage einzubauen. So sammeln Sie bereits in den ersten Wochen wertvolles Mitarbeiterfeedback für die Optimierung Ihres Onboarding-Prozesses.

Integrationsphase

Ab dem dritten Monat nach Arbeitsbeginn geht der Onboarding Prozess in seine finale Phase -  die Integrationsphase. Diese dauert regelmäßig weitere drei bis neun Monate. Hier muss vor allem an der nachhaltigen Mitarbeiterbindung sowie am Talentmanagement gefeilt werden. Ziel ist die vollständige und umfassende fachliche, soziale wie werteorientierte Integration des neuen Mitarbeiters in das Unternehmen. Diese lässt sich durch gezielte Maßnahmen unterstützen. Viele Unternehmen setzen auf sogenannte Welcome Days als Onboarding-Instrument. Aber auch Workshops, Informationstage, Teambuilding-Events und Fortbildungen bieten wichtige Optionen zum beruflichen Netzwerken für den Onboardee. Während der Integrationsphase kann und sollte der neue Mitarbeiter allmählich auch aktiv in Arbeitsgruppen und Projekte mit eingebunden sowie in die Strategie und Unternehmensziele eingeführt werden. Die Schlagzahl der Feedbackgespräche kann zwar zurückgefahren, trotzdem sollte nicht vollständig darauf verzichtet werden.

Im Anschluss an die Integrationsphase geht der Mitarbeiter langsam in den Prozess der regulären Personalentwicklung über. Fortgesetzt wird diese unter anderem in Form des jährlichen Mitarbeitergesprächs.

Onboarding Maßnahmen konzipieren

Onboarding - was steckt eigentlich dahinter?

Onboarding beschreibt den Eingliederungsprozess neuer Mitarbeiter in die Strukturen, Prozesse und Kultur eines Unternehmens. Darunter fallen verschiedene Maßnahmen, die allesamt zur unternehmerischen Willkommenskultur beitragen. Dazu gehört in erster Instanz natürlich auch eine optimale Personalauswahl. Der eigentliche Onboarding Prozess beginnt in der Regel jedoch mit der Vertragsunterzeichnung und endet nach Ablauf der Probezeit. Je nach Unternehmen ist es nicht unüblich, dass der Prozess sich auf bis zu zwölf Monate erstreckt. Beteiligt sind neben der HR-Abteilung vor allem direkte Vorgesetzte des neuen Mitarbeiters (Onboardee), Kollegen sowie die Geschäftsleitung. Das (erfolgreiche) Durchlaufen des Onboarding beeinflusst die weitere Entwicklung und Produktivität des Onboardee und sollte daher nicht vernachlässigt werden.

Gründe für einen strukturierten Onboarding Prozess

Durch den Fachkräftemangel nimmt die Bedeutung des Onboarding Prozesses stetig zu. Dazu kommen hohe direkte wie indirekte Kosten, die unter anderem mit einer  steigenden Anfangsfluktuation einhergehen. Studien belegen, dass knapp ein Drittel der Arbeitnehmer schon während der Probezeit wieder aus dem Unternehmen ausscheiden, ein Viertel in ihrem ersten Jahr. Das kostet nicht nur Zeit und Geld, sondern wirkt sich langfristig auch negativ auf Ihre Employer Brand aus. Weitere Gründe für ein gut durchdachtes Onboarding sind neben dem Produktivitätszuwachs neuer Mitarbeiter vor allem die gesteigerte Effizienz bei der Einarbeitung und letztlich auch die daraus resultierenden, positiven Auswirkungen auf Ihre Arbeitgebermarke. Des Weiteren sind Onboarding-Maßnahmen für die Verankerung und Weiterentwicklung Ihrer Unternehmenskultur von unschätzbarem Wert und ausschlaggebend für eine gelungene Personalgewinnung.

Onboarding Phasen

Ziele eines systemischen Onboarding Prozesses

Die Erstellung eines festen Onboarding-Konzepts sollte eines der Kernziele im Bereich des unternehmerischen Talent-Management sein. Dafür ist es zwingend notwendig, Verantwortlichkeiten und organisatorisch notwendige Vorlaufzeiten sowohl realistisch einzuschätzen und auch festzulegen. Idealerweise erstellen Sie Checklisten und Leitfäden, die den Onboarding Prozess in seiner Gänze abbilden und entsprechend des Feedback-Zyklus regelmäßig überarbeitet wie aktualisiert werden. Achten Sie darauf, dass jedem Akteur des Onboarding-Prozesses seine Verantwortlichkeiten bewusst sind und Terminierungen eingehalten werden.

Um den Überblick zu behalten und den Prozess möglichst effizient zu gestalten, sollten Sie sich vornehmen einige Abläufe des Prozesses zu automatisieren. Hierfür bieten sich verschiedene Softwarelösungen an. Klassischerweise nutzen Sie das Intranet oder auch ein Unternehmenswiki. Hier können Sie allgemeingültige Unternehmensstandards (wie z.B. Bedienung von Zeiterfassungssystemen, Urlaubsplanung, Spesenabrechung, Arbeitssicherheit, etc.)  definieren und für alle Kollegen verfügbar machen. Denn unabhängig davon, ob Sie es bei neuen Mitarbeitern mit Hochschulabsolventen oder Berufstätigen zu tun haben, kann es sehr frustrierend für diese sein, für Kleinigkeiten wie etwa eine Reisekostenabrechnung oder Raumbuchung, nachfragen zu müssen.

Standardisieren, Automatisieren, Digitalisieren für erfolgreiches Onboarding

Eine weitere Idee bzw. Zielvorgabe im Bereich des Onboarding ist neben der Prozessautomatisierung die zunehmende Digitalisierung des Onboarding Prozess. Zum Beispiel durch die Implementierung eines Corporate Social Network zur sozialen Integration neuer Mitarbeiter. Alternativ funktioniert aber natürlich nach wie vor auch die Verknüpfung über Plattformen wie XING und LinkedIn. Für Schulungen und Trainingsmaßnahmen kann in diesem Fall auch auf E-Learning-Plattformen zurückgegriffen werden. Bei großen Unternehmen kommen zunehmend auch Onboarding Apps zum Einsatz. Diese sollten selbsterklärend und intuitiv sein sowie sich in den übrigen Prozess eingliedern. Wichtig ist hierbei allerdings, dass Sie ihre Mitarbeiter als Zielgruppe und Strategien des Unternehmens nicht aus den Augen verlieren. Die Digitalisierung und Prozessautomatisierung erfordert zwar zusätzliches Budget für das Onboarding, macht sich im Nachhinein aber häufig bezahlt.

Auf Seiten des Onboardee ist das Kernziel neben der fachlichen Einarbeitung vor allem die soziale und werteorientierte Integration. Denn nur so kann sich die volle Leistungsfähigkeit des Mitarbeiters entfalten und dieser eine belastbare Bindung an das Unternehmen entwickeln. Wer als Personaler Onboardees von Anfang an unterstützt, steigert nicht nur die Motivation und Zufriedenheit der neuen Kollegen, sondern sorgt auch dafür das diese Chancen sehen ihr Wissen einzubringen und sich weiterzuentwickeln. So kultivieren Sie schlussendlich Loyalität und stärken Ihre Employer Brand durch Weiterempfehlung als attraktiven Arbeitgeber. Denn viele Variablen während des Onboarding Prozess sind in erster Linie emotionaler Natur und tragen so zu einer positiven Candidate Experience bei.

Fazit

Der Onboarding Prozess ist unterteilt in drei Phasen: Preboarding, Orientierung und Integration. Während der Preboardingphase geht es vor allem darum das gesamte Unternehmen auf den neuen Mitarbeiter vorzubereiten und sich als professionellen Arbeitgeber zu positionieren. Auf Seiten des Onboardee gilt es an diesem Punkt in erster Linie darum Unsicherheiten abzubauen und offene Fragen zu klären, damit bis zum ersten Arbeitstag alle Nebensächlichkeiten geklärt sind. In der darauffolgenden Orientierungsphase liegt der Fokus neben einer angemessenen Begrüßung vor allem darauf als Arbeitgeber die notwendige Orientierung zu geben. Überlassen Sie Ihre neuen Mitarbeiter keinesfalls sich selbst und bleiben sie nah dran, damit sich unnötige Unsicherheiten gar nicht erst entwickeln können. Abgeschlossen wird der Prozess letztlich mit der Integrationsphase. Hier geht es vordergründig um die soziale Integration: Social first! Sobald das entsprechende soziale Netz gesponnen ist, fügt sich nahtlos die fachliche Integration an. Und auch wenn damit der Onboarding Prozess als abgeschlossen gilt, sollte diese zwingend in einer kontinuierlichen Personalentwicklung münden.

Zusammengefasst lässt sich also festhalten, dass die im Kern wichtigsten Maßnahmen gezielte Unterstützung, stetige Kommunikation und gegenseitiges Feedback sind. Achten Sie darauf, dass Sie neuen Mitarbeitern gerade zum Anfang stets genug Zeit geben und eine richtige Dosierung von Aufgaben und Meilensteinen über einen längeren Zeitraum in Gang bringen. Wenn dann noch alle wichtigen Informationen von Beginn an auf die jeweilige Position zugeschnitten sind, wird sich der neue Kollege sicherlich schon bald als Teil der Unternehmens fühlen.

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