Bewerbungsgespräche führen: 20 Tipps für Personaler

Wer Fachkräfte für sein Unternehmen gewinnen oder eine Stelle mit einem geeigneten Kandidaten neu besetzen will, muss oft eine ganze Reihe an Bewerbungsgespräche führen. Häufig erschweren Zeitdruck und fehlende Strukturierung diesen Prozess zusätzlich. Mit unseren 20 Tipps für erfolgreiche Bewerbungsgespräche führen Sie nicht nur bessere Gespräche, sondern zahlen zeitgleich auch auf Ihre Employer Brand ein.

Bewerbungsgespräche führen: Die ideale Vorbereitung

Mit den Vorbereitungen auf ein Bewerbungsgespräch sollte in der Regel zeitnah, allerspätestens nach dem Versand der Einladungen begonnen werden. Die folgenden Schritte helfen dabei.

Machen Sie sich mit dem Kandidaten vertraut

Aus den Ihnen zugesandten Bewerbungen haben Sie die passenden Kandidaten zu einem Gespräch eingeladen. Auch wenn Sie sich in der ersten Phase bereits mit den Bewerbungsunterlagen auseinandergesetzt haben, sollten Sie noch einmal einen genaueren Blick auf die Eingeladenen werfen. Am besten legen Sie sich zu jedem eine kleine Checkliste mit den wichtigsten Daten (bisherige Karriere oder Bildungsweg, letzter Arbeitgeber bzw. Position, etc.) an. Diese können Sie als Gedankenstütze mit ins Gespräch nehmen. Ebenfalls hilfreich ist es, die Kandidaten vorab zu googeln, um Informationen über den Lebenslauf hinaus zu ermitteln.

Kennen Sie die zu vergebene Stelle

Genauso gut wie den Bewerber oder die Bewerberin sollten Sie auch die zu vergebene Stelle kennen. Drucken Sie sich am besten die komplette Stellenbeschreibung für das Interview aus oder machen Sie sich entsprechende Notizen. Hilfreich kann auch ein Organigramm des Unternehmens sein, um dem Bewerber einen Eindruck von der Aufbauorganisation Ihres Unternehmens zu vermitteln. Generell ist es gut ein wenig Werbung in eigener Sache zu machen und die “Soft Skills” Ihrer Unternehmung im Gespräch anzuführen. Dazu gehören beispielsweise flexible Arbeitszeitmodelle oder auch individuelle Benefits. Ein weiterer Tipp ist übrigens in der Vergangenheit von Bewerbern gestellte Fragen zu archivieren. In der Regel stellen Bewerber regelmäßig ähnliche Fragen und Sie können diese vorab schon klären.

Verständigen Sie sich auf Kriterien

Welche Kriterien muss der Bewerber zwingend mitbringen und welche sind vielleicht eher optional? Klären Sie diese Fragen vorab. Das schafft eine klare Leitlinie für das Interview und vor allem Vergleichbarkeit zwischen den verschiedenen Kandidaten. An dieser Stelle können Sie auch Mitarbeiter und möglicherweise selbst Kunden einbinden. Fragen Sie sie, was der Bewerber ihrer Meinung nach können muss oder idealerweise sollte und arbeiten Sie die Antworten in Ihren Kriterienkatalog mit ein.

Bewerbungsgespräch aus Personalersicht: Gastgeber des Unternehmens

Als Recruiter oder HR-Mitarbeiter sind Sie bei Vorstellungsgesprächen auch immer Gastgeber und somit Aushängeschild Ihres Unternehmens. Nehmen Sie diese Rolle ernst und sorgen Sie dafür, dass Bewerber sich von Beginn an bei Ihnen wohlfühlen.

Lüften Sie den Raum

Verstehen Sie es als eine Ihrer wichtigsten Aufgabe eine entspannte und angenehme Atmosphäre im Gesprächsraum schaffen. Dazu gehört natürlich vor allem genügend Sauerstoff, aber auch die Raumtemperatur spielt eine nicht unwesentliche Rolle. Idealerweise bieten Sie dem Kandidaten vor Beginn des Interviews ein Getränk an. Und auch im Wartebereich sollten Getränke und Snacks zur Verfügung stehen. Der Kandidat wird sich sofort willkommen fühlen.

Sorgen Sie für eine bewerberfreundliche Sitzordnung

Auch wenn es zunächst banal klingt. Die Sitzordnung im Bewerbungsgespräch wirkt sich sehr auf das Befinden der Beteiligten aus. Bewerber fühlen sich in der Regel wohler, wenn nicht direkt einer “Wand” von fremden Menschen gegenüber sitzen. Es bietet sich an über Eck Platz zu nehmen oder das Gespräch an einem runden Tisch zu führen, so dass keine unmittelbare Hierarchie wahrgenommen wird.

Umgehen Sie den Eindruck der Massenverarbeitung

Kein Bewerber ist wie der andere. Deshalb sollten Sie potenziellen Mitarbeitern auch nicht das Gefühl geben, einer von vielen zu sein. Vermeiden Sie, dass bereits der nächste Kandidat im Raum sitzt und auf seinen Termin wartet. Nutzen Sie daher mehrere Räume oder terminieren Sie Bewerbungsgespräche entsprechend. Holen Sie den Bewerber außerdem gerne persönlich zum Gespräch ab. In größeren Betrieben sollte der Empfang informiert sein und den Kandidaten entgegennehmen.

Üben Sie sich in Geduld

Geduld ist eine Tugend. Nehmen Sie sich für jedes Vorstellungsgespräch ausreichend viel Zeit. Optimal ist eine Dauer von rund 60 Minuten. Planen Sie lieber etwas zu viel als zu wenig Zeit ein. Ablenkungen und Unterbrechungen durch klingelnde Telefone oder andere Mitarbeiter sollten Sie zudem möglichst im Vorfeld schon unterbinden. Blocken Sie sich den Termin, machen ihn für alle Mitarbeiter einsehbar und nutzen Sie in jedem Fall einen Raum ohne Telefon.

Gesprächsverlauf im Vorstellungsgespräch planen

Bewerbungsgespräche folgen einer festen Struktur. Im Hinblick auf den Gesprächsverlauf gibt es aber auch hier oft Optimierungspotenzial.

Nutzen Sie einen Interviewleitfaden

Bei der Planung von Bewerbungsgesprächen kann man meist auf einen Interviewleitfaden zurückgreifen. Eine kurze Online-Recherche liefert dafür verschiedene Beispiele. Der Gesprächsablauf kann aber auch unabhängig von einem Leitfaden vorgeplant werden, da die Struktur sich selten ändert. Wichtig ist, dass man zu Beginn des Interviews alle Anwesenden mit ihrem Namen und ihrer Funktion vorstellt sowie den Ablauf und vor allem das Ziel des Gespräch anzuführen, sprich, dem Kandidaten eine kurze Übersicht über den Gesprächsverlauf gibt.

Dokumentieren Sie das Gespräch

Die Dokumentation von Bewerbungsgesprächen ist vor allem im Hinblick auf die Nachbereitung unerlässlich. Machen Sie sich also während des Interviews Notizen oder nehmen Sie das Gespräch per Ton oder Video auf. Holen Sie für letztere Optionen unbedingt vorher das Einverständnis der Bewerbers ein.

Ihre Notizen können nicht nur nach, sondern auch während des Vorstellungsgespräch hilfreich sein. Denn es lassen sich auch Anknüpfungspunkte notieren, die den weiteren Gesprächsfluss sichern können. Sie wollen sich voll und ganz auf das Gespräch konzentrieren? Dann nehmen Sie einen Protokollführer mit in das Gespräch, den Sie vorher ausreichend über Ihre Anforderung gebrieft haben sollten.

Kommunizieren Sie möglichst offen und fokussiert

Als Repräsentant Ihres Unternehmens sollten Sie das Gespräch beginnen. Sie sind der Gesprächsführer und sollten auch während des Gesprächs in dieser Rolle bleiben. Den Hauptanteil des Gesprächs sollte aber der Bewerber tragen. Räumen Sie dem potenziellen Mitarbeiter 60 bis 80% der Redezeit ein. Bemühen Sie sich einen möglichst natürlichen Gesprächsfluss zu halten. Ein Bewerbungsgespräch ist schließlich nicht mehr und nicht weniger als ein Dialog.

Kleinere Kniffe beim Führen eines Bewerbergesprächs

Auch während des Gespräches gibt es kleinere, leicht umzusetzende Tipps für ein erfolgreiches Bewerbungsgespräch. Dabei geht es vor allem um die richtige Fragetechnik, Körpersprache und Empathievermögen.

Arbeiten Sie mit Körpersprache

Nonverbale Kommunikation oder Körpersprache im Job ist ebenfalls ein nicht unwesentlicher Faktor, den Sie als Recruiter für sich nutzen können. Wenn Sie körpersprachliche Signale kennen, können Sie Kandidaten besser lesen und vor allem Rückschlüsse auf ihre Eignung für eine Position ziehen. Wandern die Augen eines Kandidaten während des Gespräch nach oben, erinnert er sich vermutlich an etwas. Beim Augenkontakt gilt außerdem, dass man zwar den Augenkontakt halten, das Gegenüber aber keinesfalls niederstarren sollte.

Vermeiden Sie Fragen, die aus den Unterlagen hervorgehen

Es ist sicher keine Geheimnis, dass die richtige Fragetechnik maßgeblich zum Erfolg des Gesprächs beiträgt. Das liegt nicht zuletzt daran, dass ein Bewerbungsgespräch meist zeitlich begrenzt ist und man in kürzester Zeit möglichst viel über den potenziellen Mitarbeiter herausfinden möchte. Deshalb sparen Sie sich Fragen, die bereits mit den Bewerbungsunterlagen beantwortet sind. Unzulässige Fragen im Bewerbungsgespräch sind im Übrigen ebenfalls zwingend zu vermeiden.

Verwenden Sie vergleichbare Fragen für verschiedene Bewerber

Ein weitere Aspekt ist, dass Ihre gestellten Fragen und damit auch die Antworten der Kandidaten möglichst miteinander vergleichbar sind. Dabei hilft es Fragen möglichst klar zu formulieren und vorab mit den Interviewteilnehmern zu besprechen. Achten Sie darauf offene und vielleicht sogar ein paar ungewöhnliche Fragen zu stellen.

Fragen nach Soft Skills in der Vergangenheit stellen

Sie wollen mehr über die Soft Skills des Bewerbers herausfinden? Dann fragen Sie am besten nach Beispielen der Vergangenheit. Bei zukunftsorientierten Fragen verhalten sich die Menschen in aller Regel so wie es sozial erwünscht ist.

Wiederholen Sie Aussagen in maximal drei Sätzen

Für den Fall, dass der Kandidat während des Gesprächs zu nervös oder unsicher wird, hilft es sich Rettungsstrategien zurecht zu legen. So lässt sich die letzte Aussage des Bewerbers noch einmal wiedergeben. Oder Sie greifen einen Aspekt aus dem bisherigen Gesprächverlauf wieder auf oder fokussieren ihn noch einmal. So lenken Sie das Gespräch wieder aufs wesentliche und geben dem Gegenüber die Möglichkeit seine Gedanken zu ordnen.

Finden und benennen Sie Gemeinsamkeiten

Ein guter Aufhänger gerade zu Beginn des Gesprächs sind Gemeinsamkeiten, die Sie mit dem Bewerber teilen. Sollten Sie keine feststellen können, greifen Sie auf Themen, wie die Anreise oder ähnliches zurück. Auch hier verstecken sich Learnings, die im Nachhinein für Sie als Arbeitgeber nutzbar sein können (z.B. zur Anbindung Ihres Unternehmens an den ÖPNV). Außerdem nehmen Sie dem Interessenten für die Stelle auf diesem Weg die Nervosität und zeigen Interesse an der Person.

Recruiting: Nachbereitung eines Bewerbungsgesprächs

Vor dem Bewerbungsgespräch ist nach dem Bewerbungsgespräch. Bereiten Sie alles nach und sorgen Sie dafür, dass der Interessent für die Stelle Sie in guter Erinnerung behält.

Stellen Sie einen Ansprechpartner zur Verfügung

Nach Beendigung des Gesprächs sollten Sie dem Bewerber unbedingt einen Ansprechpartner für eventuelle Rückfragen und den weiteren Verlauf des Prozesses benennen. Eine konkrete Anlaufstelle gibt dem Kandidaten Sicherheit und zeugt von Wertschätzung im Hinblick auf seine Bedürfnisse.

Tauschen Sie sich mit anderen aus

Um sicher zu gehen, dass Sie keine Individualentscheidung für oder gegen einen Bewerber treffen, ist es gut ein Vorstellungsgespräch von Vorneherein mit mehreren Fach- und Führungskräften zu führen. Im Anschluss sollten Sie sich möglichst direkt mit Ihnen über den jeweiligen Kandidaten austauschen. Ranken Sie die, in Ihren Augen, drei besten Bewerber und notieren Sie sich das Feedback der anderen Teilnehmer. Mithilfe des “Vier-Augen-Prinzips” können Sie dann eine fundierte Entscheidung treffen.

Nehmen Sie sich Zeit mit der Entscheidung

Scheuen Sie sich nicht davor ein zweites Anschlussgespräch mit einem Kandidaten zu vereinbaren oder auch ein Telefoninterview vorab durchzuführen. Sie wollen schließlich die richtige Entscheidung treffen. Also auch, wenn Sie glauben bereits den oder die Richtige gefunden zu haben: Schlafen Sie noch einmal drüber bevor Sie die finale Entscheidung treffen.