Active Sourcing: Talente gewinnen, bevor es jemand anderes tut

In Zeiten zunehmenden Fachkräftemangels sowie einer, durch stetige technische Innovation getriebenen, wachsenden Transparenz der Arbeitsmärkte, wird die Gewinnung von Mitarbeiter /-innen (Talent Acquisition) zur strategischen Herausforderung für HR-Verantwortliche und Recruiter. Eine Chance bietet hier ein Perspektivwechsel in Form von Active Sourcing. 

1. Definition
2. Gründe
3. Funktionsweise
4. Ansprache
5. Kanäle
6. Unterschiede
7. Herausforderungen

Was ist Active Sourcing?

Active Sourcing bzw. “Effective Sourcing” beschreibt den Recruiting-Ansatz der aktiven Personalbeschaffung. Es umfasst Methoden zur offensiven Identifikation von qualifizierten Personen auf dem Arbeitsmarkt sowie deren direkte Ansprache über verschiedene Kanäle – offline wie online. HR-Manager /-innen oder Personalverantwortliche übernehmen beim Sourcen die Rolle eines Headhunters und tragen die Eigenverantwortung, wenn es um die Besetzung aktueller, aber auch zukünftiger Stellen geht. Daher fallen nicht zuletzt auch Employer Branding Maßnahmen, im Sinne einer Bewerbung vorgelagerten Mitarbeiterbindung, in den Bereich des Active Sourcing. Trotz inhaltlicher Überschneidung ist die aktive Personalbeschaffung auch vom Ansatz des Social Media Recruiting abzugrenzen. Besonderen Stellenwert hat die Recruiting-Methode vor allem auch in Hinblick auf die Ansprache von Führungs- und Spezialkräften (“Executive Search”).

Warum Active Sourcing?

Die Gründe für Active Sourcing basieren vor allem auf Effizienzargumenten. Denn im Zuge einer aktiv gestalteten Personalbeschaffung erfolgt die Besetzung von offenen Positionen in der Regel schneller als auf klassischem Wege – Besonders, wenn diese schwer zu besetzen sind. Dank der reduzierten “Time-to-hire” kann zudem flexibler auf bevorstehende personelle Engpässe reagiert, sowie die Zahl an Fehlbesetzungen reduziert werden. Dies spart neben Zeit vor allem Geld. Durch die Etablierung eines Talent Pools, einer (unternehmensinternen) Datenbank interessanter Bewerber/-innen, lässt sich ferner ein nachhaltiges und zuverlässiges Sourcing-System aufbauen. Ein weiter Vorteil von Active Sourcing besteht darin, dass sich sowohl aktiv als auch passiv suchende Talente – idealerweise noch vor dem Wettbewerb – erreichen lassen. Passiv Suchende meint hier Personen, die derzeit nicht aktiv nach einem neuen Job Ausschau halten, aber trotzdem offen für Angebote sind. Dies gibt Ihnen als Personaler /-in die Chance eine Beziehung zu spannenden Kandidat/-innen zu etablieren und durch wertschätzende Kommunikation Rapport aufzubauen. 

Wie funktioniert Active Sourcing?: Methoden und Strategien

Der Ansatz des Active Sourcing ist im Grunde genommen keine echte Innovation. Bis heute hat sich letztlich nur der Wirkungskreis des Ansatzes verschoben. Wurde damals noch in den Absolventenbüchern der einzelnen Hochschulen recherchiert oder auch ein Headhunter mit weitreichendem Netzwerk engagiert, bedient man sich heute vor allem digitalen Optionen zur aktiven Personalbeschaffung. Diese Verlagerung ins Digitale sorgt dafür, dass mittlerweile die verschiedensten Strategien bei der Suche nach passenden Talenten zur Anwendung kommen. Diese sind regelmäßig an die Verfahrensweise von Personalberatungen und -dienstleistern angelehnt und haben die folgenden, ineinander übergreifenden Phasen zum Kern:

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Irrelevant ist dabei, ob dieser “Talent Mining”-Prozess unternehmensintern oder -extern durchgeführt wird. Denn auch innerhalb des eigenen Unternehmens lässt sich Active Sourcing betreiben. Die dafür eingesetzten Strategien unterscheiden sich dabei wenn überhaupt nur unwesentlich von anderen Active Sourcing Methoden. Insgesamt finden vor allem die folgenden Ansätze Anwendung in Active Sourcing Prozessen:

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Das sogenannte Profile Mining gilt als Kerngeschäft im Active Sourcing. Gemeint ist damit die Suche nach geeigneten Bewerber /-innen in Karrierenetzwerken wie LinkedIn, XING oder aber in Lebenslaufdatenbanken von Online-Jobbörsen wie dem UNICUM Karrierezentrum und Talent Pools. Letzteres bezeichnet man auch als CV Database Search. Ein solches Vorgehen nimmt viel Zeit in Anspruch und bedarf in vielen Fällen einem fachkundigen Verständnis der Funktionsweise von Online-Suchmechanismen. Denn eine einfache Stichwortsuche liefert heutzutage bisweilen keine ausreichenden Ergebnisse mehr. Neben semantischen Suchen rückt zunehmend vor allem die sogenannte Boolsche Suche in den Fokus. Hier werden mithilfe diverser Operatoren (UND, “[...]”, +, -) Suchketten aus zentralen Stichwörtern, Synonymen und nach Bedarf sogar Fremdwörtern gebildet, um möglichst umfassende und gute Suchergebnisse zu erzielen. Dieser Suchansatz hilft einem Sourcer beispielsweise im Zuge einer Open-Web-Search, also einer einfachen Google-Suche, nach geeigneten Kandidat /-innen. Bei besonders ergiebigen Active Sourcing Quellen, kann es darüber hinaus lohnenswert sein, diese zunächst komplett “abzuernten” (Harvesting) bevor man sich anderen Kanälen widmet. Eine weitere Chance für die aktive Personalbeschaffung liefert das Referral Sourcing. Diese Strategie nutzt die eigenen Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen als Referenz für die Gewinnung weiterer hoch qualifizierter Talente. Persönlicher und direkter wird dagegen beim Talent Scouting vorgegangen. Hier werden junge, qualifizierte Talente bei der Durchführung relevanter Arbeit (zum Beispiel im Zuge einer Case Study an einer Hochschule) zunächst beobachtet und je nach Eignung schließlich aktiv angesprochen.

Anschreiben bzw. Ansprache

Wichtigstes Element im Zuge des Active Sourcing Ansatzes bleibt jedoch stets die zweite Phase des Prozesses: die Kandidatenansprache. Diese sollte immer personalisiert und persönlich erfolgen. Neben dem Bekunden von ehrlichem (!) Interesse an der angesprochenen Person sollte man in Bezug auf die konkrete Position zunächst eher vage bleiben. Nehmen Sie in erster Linie Bezug auf den oder die angesprochene Kandidat /-in selbst und erläutern Sie, weshalb er oder sie von Ihnen angesprochen wurde und ein Gewinn für Ihr Unternehmen sein könnte. Auf ausufernde Unternehmensbeschreibungen und überlange Massen-E-Mails sollte bei der ersten Kontaktaufnahme unbedingt verzichtet werden. Achten Sie außerdem darauf, dass sie DSGVO-konform vorgehen, und spätestens nach der ersten Kontaktaufnahme das Einverständnis Ihres Gegenübers für den weiteren Prozess einholen und dies auch ausreichend dokumentieren.

Active Sourcing Kanäle – eine Übersicht

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Social Media

Wie bereits erwähnt, ist der Ansatz des Active Sourcing nicht mit Social Media Recruiting gleichzustellen. Die sozialen Medien stellen heute, wenn überhaupt, einen möglichen Sourcing-Kanal im Zuge einer Active Sourcing Strategie dar. Grund dafür ist unter anderem, dass Netzwerke wie Facebook, Instagram oder Twitter von Ihren Nutzer/-innen in der Regel nicht als Karriereplattformen wahrgenommen, geschweige denn genutzt werden. Außerdem ist es bisweilen sehr schwierig anhand der für das Active Sourcing relevanten Suchparameter potenzielle Kandidat/ -innen überhaupt zu finden. Trotzdem bleibt Social Media ein geeigneter Employer-Branding-Kanal für viele Unternehmen und kann auf diese Weise auch einen Beitrag zu einer globalen Active Sourcing Strategie liefern.

Active Sourcing vs. klassisches Recruiting

Mit dem Ansatz des Active Sourcing entfernt man sich vom klassischen Recruiting und dem dort üblichen “Post & Pray”, sprich der Veröffentlichungen von Stellenausschreibung und dem anschließenden, hoffenden Warten auf Bewerbungseingänge. Auch die Rolle des/der Personalers /-in verändert sich. Dieser fungiert im Zuge des Active Sourcing mehr als Headhunter und weniger als Recruiter. Ein weiterer, bedeutender Unterschied zwischen klassischem Recruiting und Active Sourcing besteht im jeweiligen Aktionsradius. Während man im klassischen Recruiting bzw. mit einer klassischen Stellenausschreibung in der Regel nur aktiv Suchende anspricht, erreicht man beim Active Sourcing den gesamten Arbeitsmarkt – ein nicht unwesentlicher Vorteil dieses Ansatzes. Nicht unbeachtet bleiben darf allerdings der Umstand, dass bei der aktiven Personalbeschaffung unbedingt auf Konformität zur DSGVO zu achten ist. Es ist zwingend notwendig, dass spätestens nach der ersten Kontaktaufnahme die Einwilligung der oder des Kandidat /-in für den weiteren Prozess eingeholt wird. Eine solche Einwilligung zur Weiterverarbeitung von Bewerbungsdaten ist selbstverständlich auch im Zuge des klassischen Bewerbungsprozesses einzuholen. Hier ist eine solche Abfrage aber in der Regel bereits integriert und kann dadurch nicht einfach “übersehen” werden.

Herausforderungen des Active Sourcing

Nur wenige Unternehmen nutzen derzeit noch beide Ansätze parallel und setzen neben einer klassischen Ausschreibung auch auf vereinzelte Strategien des Active Sourcing. Dies hängt nicht zuletzt damit zusammen, dass Active Sourcing Herausforderungen mit sich bringt. In erster Linie handelt es sich dabei um den zeitlichen und personellen Aufwand. Denn bei der aktiven Personalbeschaffung gilt es nicht nur, Potenziale zu finden und anzusprechen, sondern vor allem eine belastbare und auf Wertschätzung ausgelegte Beziehung aufzubauen. Dazu sind eine gewissenhafte Vorbereitung, eine umfangreich ausgearbeitete Strategie und Zeit zwingend notwendig. Außerdem bedarf Active Sourcing einem hohen Maß an Durchhaltevermögen seitens der Active Sourcing Verantwortlichen. Diese gilt es außerdem regelmäßig in Sachen Kandidatenansprache zu schulen und weiterzubilden. Nur wenn ein Unternehmen bereit ist diese Herausforderungen anzunehmen und geeignete Tools einzusetzen, kann es letztlich vom mächtigen Recruiting-Werkzeug des Active Sourcing profitieren.